Asana (gratuit) : tout savoir sur l'outil de gestion de projet

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Asana (gratuit) : tout savoir sur l'outil de gestion de projet [ASANA GRATUIT] Initialement orientée gestion de tâches, l'application de gestion de projet combine calendrier partagé, gestion d'objectifs, frise chronologique ou encore tableau kanban.

Asana, qu'est-ce que c'est ?

A l'instar de Trello ou de Microsoft Planner, la gestion de projet est (et reste) dans l'ADN d'Asana. A l'image de ses concurrents, l'application permet de décomposer un projet en tâches que l'on assigne à une équipe. Asana revendique 89 000 clients payants (dont les français Air France KLM, Danone, Saint-Gobain ou encore Schneider Electric), et un total de 1,3 million d'utilisateurs.

Véritable plateforme, Asana est équipée d'un graph. On reconnaît là l'influence de Dustin Moskovitz, l'un des deux créateurs d'Asana qui est aussi cofondateur de Facebook. Lui et ses équipes se sont inspirés du Graph de Facebook qui, rappelons-le, tisse les relations entre les membres du réseau social et les contenus qui y circulent : photos, lieux, entreprises, posts, vidéos... De son côté, le Work Graph d'Asana combine tâches, projets et portfolios.

D'où vient Asana ?

Comme évoqué plus haut, l'un des deux initiateurs d'Asana est Dustin Moskovitz, milliardaire et cofondateur de Facebook. C'est en 2008 qu'il quitte le réseau social pour concevoir l'application de gestion de projet du même nom. Son associé Justin Rosenstein a, lui, débuté sa carrière chez Google où il participe, entre autres, au développement de Gmail Chat, depuis rebaptisé Google Chat. Passé ensuite chez Facebook, il contribue au lancement du bouton Like. C'est là qu'il a rencontré son futur complice.

Après avoir levé 213 millions de dollars depuis sa création en 2009, Asana a fait son entrée au New York Stock Exchange en cotation direct en septembre 2020. Dès l'ouverture, son action s'est appréciée 28% au-dessus de son prix de référence, propulsant sa valorisation à 4,2 milliards de dollars. Dans la foulée, la société amorce un changement de dimension stratégique. Le défi ? Transformer ce qui était initialement un outil de gestion de tâches amélioré en une plateforme de gouvernance d'entreprise. 

Comment utiliser Asana ?

Asana est des plus intuitifs. Il permet de créer un projet avec des séries de tâches que l'on assigne aux membres d'une équipe. A ces tâches sont associés un descriptif, des pièces jointes (cahier des charges, captures d'écran…), des commentaires et bien sûr une date butoir. Les participants suivent ensuite l'état d'avancement du chantier au sein d'un espace commun pouvant prendre différentes formes : liste des tâches à réaliser avec leur degré de priorité, leur échéance, les personnes responsables, liste de projets en cours, ou encore tableau kanban répartissant les tâches d'un projet donné sous forme de cartes par colonnes en fonction de leur état d'avancement (A faire, En cours, Prêt pour révision...), à l'image de Trello. Les utilisateurs sont automatiquement alerté des dates d'échéance mais aussi de la clôture de tâches d'un coéquipier impactant les siennes. Le calendrier intelligent Clockwise les aidera par ailleurs à planifier leur activité en fonction des contraintes : heure de travail, disponibilité, temps nécessaire à la réalisation de chaque action... 

Dans le but d'éviter les distractions et l'enchainement des meetings en configuration de télétravail, Asana est doté d'une messagerie vidéo. Basée sur la technologie de visioconférence de Vimeo, elle permet l'enregistrement et la diffusion de courtes vidéos. "Ce qui offre tous les avantages de la communication en face à face, en transmettant émotions et contexte de projet, sans les inconvénients d'une réunion", explique Alex Hood, chef de produit chez Asana. Une vidéo réalisée sera ensuite automatiquement retranscrite, et le texte correspondant ingéré par le Work Graph et le moteur de recherche d'Asana en vue d'être réexploité et partagé. 

Pour compléter l'édifice, Asana a lancé ce qu'il appelle les Objectifs. Une fonctionnalité taillée pour gérer à la fois les objectifs organisationnels, d'équipe et individuels. Leur intégration au Work Graph permet à chaque acteur de l'entreprise, du salarié junior jusqu'au membre de la direction, d'identifier, via un tableau de bord de statuts, où son travail s'inscrit dans l'organisation, et quels sont les objectifs globaux auxquels il contribue. En ligne de mire : clarifier les rôles de chacun, leurs responsabilités et la raison d'être des livrables, en vue in fine de dynamiser la motivation des équipes de projet. 

Comment tirer parti du diagramme de Gantt dans Asana ?

Asana permet de tisser des liens au sein des projets pour gérer les dépendances pouvant exister entre les tâches. Cette toile s'affiche au sein d'une timeline dynamique qui s'inspire directement d'un diagramme de Gantt (voir la capture ci-dessous). L'avantage ? Pouvoir visualiser immédiatement les chevauchements entre deux tâches, mais aussi mieux maîtriser l'ajout de tâches non-programmées. De quoi bénéficier d'un tableau de bord adapté au management d'un projet complexe.

La timeline d'Asana permet de tisser les liens entre les tâches pour visualiser les chevauchements et mieux maitriser l'ajout de tâches non-programmées. © JDN / Capture

Combien l'app store d'Asana contient-elle d'applications ?

Sur son app store, Asana compte plus de 200 applications s'intégrant à sa plateforme. Parmi les plus populaires, on relève Zoom, Microsoft Teams, Slack, Salesforce, Tableau, Zapier. Mais aussi les messageries Gmail et Outlook. Ou encore, dans un autre domaine, Miro et son tableau blanc digital.

Par ce biais, Asana compte fédérer tous les contenus utiles à la gestion de tâches et de projet. En parallèle, l'éditeur a développé un environnement de workflow automation (Workflow Builder) conçu pour créer et exécuter des processus de demande business ou d'approbation, ou encore pour automatiser l'ajustement des dépendances au sein d'un projet en cas de dépassements de délais, par exemple. Pour faciliter sa prise en main, Asana a ouvert une Workflow Store de quelques 120 modèles de workflows pré paramétrés. 

Asana est-il disponible en en français ?

Proposé en anglais lors de son lancement, Asana a connu un tel succès dans le monde que son éditeur a décidé de le rendre disponible en plusieurs langues. En 2017, le français et l’allemand ont fait leur apparition dans les langues du logiciel Asana, quelques mois avant l’espagnol et le portugais.

En Europe, Asana a ouvert des bureaux à Dublin, Londres et Munich, mais pas à Paris. La France pourrait néanmoins figurer parmi les prochains pays où l'entreprise implantera un bureau. A l'heure où nous écrivons ces lignes, son site web affiche deux propositions d'emplois qui seront basés à Paris. L'une concerne un marketing manager pour la France, l'autre un enterprise account manager.

Quel est le prix d'Asana ?

Asana propose une offre gratuite d'entrée de gamme (Asana Basic), qui autorise un nombre d'équipes illimité mais un volume de tâches plafonné à 1 000 pour chacune d'elles. Une formule dont Asana ne communique par le nombre d'utilisateurs. Pour bénéficier des timelines ou des tableaux de bord de suivi, il faudra passer aux versions payantes : Asana Premium, Asana Business ou Asana Enterprise.

Une part importante des cas d'usage d'Asana sont centrés sur le marketing : le test et le lancement de produits, la planification et le suivi de campagnes, la gestion des équipes de vente. Asana permet aussi de piloter la gestion opérationnelle ou encore l'onboarding de nouveaux collaborateurs. La plateforme est utilisée aussi bien en entreprise que dans l'administration ou dans l'éducation. Certaines organisations peuvent compter des centaines d'équipes.

Comment télécharger l'app Asana ?

Asana est disponible sous forme d'application web et d'applications pour mobiles. Sur smartphone, l’application Asana est accessible sur iOS et sur Android. Elle permet, entre autres, de planifier votre journée et de recevoir des informations sur la progression de votre équipe lorsque vous êtes en déplacement.

Quelles sont les alternatives à Asana ?

Asana doit faire face à de nombreux concurrents pour réussir à s’imposer sur le secteur des logiciels de gestion de projet. Parmi les alternatives les plus couramment utilisées, on peut citer Trello (voir ci-dessous), Jira, Microsoft Planner, ProofHub ou encore Workzone.

Asana vs Trello

Asana et Trello sont deux logiciels de gestion de projet qui se veulent aussi faciles à utiliser l’un que l’autre. La principale différence entre les deux se trouve dans le fonctionnement exclusif de Trello selon la méthode agile des tableaux Kanban alors que, sur Asana, l’utilisateur a le choix entre trois modes principaux de gestion de projet : le tableau kanban, le calendrier ou la timeline.

Slack et Asana

Asana fonctionne aujourd'hui en parfaite symbiose avec Slack. Avec l’intégration d’Asana pour Slack, il n’est plus nécessaire de naviguer entre les deux outils pour pouvoir profiter en simultané des fonctionnalités de l'outil de team messaging et d’Asana. L'application est aussi compatible avec Teams, la messagerie collaborative concurrente de Slack lancée par Microsoft. 

Tutoriel : quelques liens

Asana met à la disposition de ses utilisateurs plusieurs guides et tutoriels en ligne pour apprendre le fonctionnement et les rouages de son logiciel de gestion de tâches et de projet. En voici une sélection :