Planner : tout savoir du gestionnaire de tâches de Microsoft

"Planner : tout savoir du gestionnaire de tâches de Microsoft"

Planner : tout savoir du gestionnaire de tâches de Microsoft Assez similaire au célèbre logiciel Trello, Microsoft Planner est un outil idéal pour la gestion de tâches et du travail d'équipe. Disponible pour les abonnés d'Office 365 Enterprise, il facilite le travail collaboratif.

Planner, c'est quoi ?

Planner est un gestionnaire de tâches inclus à la suite de productivité Microsoft 365 (ex-Office 365). Il propose une solution plus simple et plus moderne que Microsoft Project, l’outil de gestion de projets historique de Microsoft.

Cette solution de nouvelle génération s'articule autour d'un gestion de tâches avec la possibilité de piloter l'évolution des projets par le biais de tableaux kanban

Planner est-il gratuit ?

Microsoft Planner est inclus aux abonnements de la suite Microsoft 365 Enterprise dont le prix d'entrée s'élève à 35,40 euros HT par utilisateur et par mois avec un engagement annuel (plan Microsoft 365 E3).

Pourquoi utiliser Planner ?

Pour les utilisateurs de Microsoft 365, Planner s'avère une solution solide et efficace pour la gestion des tâches. Orientée travail d'équipe, elle permet d’assigner des missions, de les partager avec ses collaborateurs en y intégrant d'éventuels contenus associés, de suivre l’avancement de chacune, de visualiser les dates d'échéance... 

Planner est accessible en ligne par le biais de tasks.office.com, mais aussi sous la forme d'applications pour iOS et Android. Il s'intègre également à la messagerie unifiée Microsoft Teams par le biais de l'application Tasks. Une brique collaborative qui est aussi conçue pour y inclure les actions gérées via Microsoft To Do, l'autre outil de gestion de tâches de Microsoft. En parallèle, Planner connecte les tâches à réaliser aux documents de spécification stockés dans SharePoint. Enfin, il peut faire appel à Power Automate pour développer en mode no code des processus de gestion de projet spécifique. 

Tableau Trello utilisé dans Planner pour gérer un événement. © JDN / Capture

Comment fabriquer son propre Planner ?

Planner permet de créer des plans. C'est-à-dire des projets déclinés en tâches assignées aux collaborateurs d'équipes projet. Pour créer un plan, il convient de suivre la procédure suivante : 

  1. Cliquer sur "Nouveau plan" sur l'interface d'accueil de Planner,
  2. Saisir le nom du plan,
  3. Assigner ce plan à un groupe Microsoft 365 existant ou créer un nouveau groupe,
  4. Sélectionner + pour créer une tâche,
  5. Sélectionner sa date d'échéance,
  6. Choisir "Ajouter une tâches"

Planner permet d'exporter un calendrier de tâches une fois créé dans Outlook, afin de recevoir un rappel lorsqu’une tâche arrive à échéance ou que le délai est échu. Le calendrier des tâches peut également être partagé sur Teams.

Comment utiliser Planner avec Teams ?

Planner peut être intégré à Teams, afin d’avertir chaque utilisateur lorsqu’une tâche lui est attribuée, qu'elle est retirée ou achevée. Pour cela, il suffit de se rendre dans le canal de équipe en charge du projet associé, d’ajouter un onglet, et de sélectionner l'application Planner. Après avoir programmé le planificateur de tâches, celui-ci est accessible à tous les membres du canal Teams dédié.

Tableau de gestion de projet Planner en mode Trello intégré à Microsoft Teams. © JDN / Capture

Est-il possible de gérer un diagramme de Gantt dans Planner ?

Planner ne permet pas la création d’un diagramme de Gantt. Pour cela, il est nécessaire de passer par Microsoft Project ou Excel, également proposés dans la suite Office 365.

Comment télécharger Planner ?

Pour obtenir Planner sur Windows, il suffit de se rendre sur son compte Microsoft 365, de sélectionner le lanceur d'applications et de choisir Planner. Sur mobile, l’application Planner peut être téléchargée sur le Google Play pour Android, et sur l’App Store pour iOS. Une fois le téléchargement lancé, il suffit d’indiquer les accès au compte Microsoft 365 pour pouvoir utiliser l’outil.

Microsoft Planner vs Trello

Assez similaires, les deux outils sont largement utilisés au sein des entreprises pour optimiser le travail en équipe. Alors que Trello fonctionne avec des tableaux, des listes et des cartes, Planner possède quant à lui des plans, des tâches et des compartiments. Malgré un vocabulaire différent, le mode de fonctionnement reste le même. Le grand avantage de Planner concerne toutefois son intégration avec les outils de Microsoft 365, tels que ToDo et Teams.

Gestion de projet