Zoom (gratuit) : téléchargement, avantages, sécurité...

"Zoom (gratuit) : téléchargement, avantages, sécurité..."

Zoom (gratuit) : téléchargement, avantages, sécurité... Le mode gratuit de l'outil de visioconférence Zoom autorise un nombre de meetings illimité. Il plafonne néanmoins le temps d'échange à 40 minutes et 100 utilisateurs. Les versions payantes

Comment utiliser Zoom gratuitement ?

L'un des atouts de Zoom Meetings réside dans sa version gratuite. Son principal avantage : permettre un nombre de meetings illimité. Les réunions sont néanmoins plafonnées à 100 utilisateurs maximum et surtout à une durée de 40 minutes. Le nombre de tableaux blancs Zoom utilisables est limité à trois. Pour utiliser Zoom gratuitement, il suffit de :

  1. S'inscrire sur le site de Zoom,
  2. Programmer votre première réunion,
  3. La lancer le jour J à l'heure H.

Comment télécharger l'application Zoom gratuit ?

Pour obtenir Zoom, y compris en mode gratuit, il suffit de télécharger l'application sur le site de l'éditeur, simplement en procédant à une inscription.  Zoom est ensuite téléchargeable gratuitement dans différentes versions : 

Comment se connecter à une réunion à Zoom ?

Pour rejoindre un meeting auquel vous êtes invité sur Zoom, il suffit de :

  1. D'ouvrir le site ou l'application Zoom, 
  2. Cliquez sur l'icône "Rejoindre" ou "Join a Meeting",
  3. Saisir l'identifiant et le mot de passe de la réunion si nécessaire,
  4. Autoriser ou pas l'audio et la vidéo.

Comment obtenir Zoom en français ?

Pour bénéficier de Zoom en français une fois l'application installée, il suffit de faire un clic droit sur l'icône de Zoom puis choisir "Changer de langue" dans le menu déroulant qui s'affiche, et enfin sélectionner le français parmi les langues proposées ensuite.

Quel est le prix de la version payante Zoom ?

Aux côtés de sa version gratuite, des forfaits payants de Zoom sont disponibles pour les entreprises, selon la taille de l'organisation et les besoins en matière de réunions et de vidéoconférences. Ils vont de 14 euros à 19 euros par mois et par animateur. Ils prennent en charge jusqu'à 1 000 participants par réunion. Plusieurs options plus spécifiques sont également proposées, notamment la diffusion en direct, la retranscription des réunions ou encore l'accès à l'API de la plateforme.

Pourquoi utiliser Zoom ?

Arborant une ergonomie simple et moderne, Zoom recouvre les principaux cas d'usage de la web conférence, du chat et la réunion en ligne au séminaire digital pouvant accueillir jusqu'à 10 000 participants. Zoom permet de créer une salle virtuelle avec la vidéo des participants en mosaïque (voir capture ci-dessous). Les utilisateurs peuvent y interagir aussi bien depuis leur ordinateur que depuis leur tablette ou leur smartphone. La plateforme prend en charge la transcription et la traduction en temps réel dans 30 langues. Elle gère aussi les réservations de salles de réunion équipées d'écran Zoom. 

En parallèle, Zoom propose des fonctionnalités collaboratives : le partage d'écrans pour réaliser des présentations PowerPoint par exemple, le partage de fichiers, ou encore un tableau blanc interactif et collaboratif pour échanger sur des idées et brainstormer à distance, y compris par le biais d'un environnement immersif en recourant au casque Oculus de Facebook. Les participants ont également la possibilité de communiquer par le biais d'une messagerie instantanée en marge des meetings en visio. A l'instar de Google Meet ou Microsoft Teams, Zoom permet en outre d'incruster des arrière-plans personnalisés ou encore de projeter un décor virtuel (une salle de classe ou de conférence par exemple) dans lequel les utilisateurs seront intégrés à l'écran.

La fonction Zoom Rooms Smart Gallery permet de créer l'équivalent de canaux de messagerie Slack taillés pour la visioconférence. A cela s'ajoutent dans la même veine Zoom Continuous Collaboration, qui introduit la coédition contenus tiers, et Zoom Widget, qui donne en un coup d'œil accès à son calendrier de réunions et aux personnes présentes dans un meeting en vue d'avertir via Zoom Chat les éventuels retardataires. 

Dans sa version gratuite, Zoom permet de prendre en charge jusqu'à 100 utilisateurs simultanés. © JDN / Capture

Autre point fort, la société de San Jose intègre un système de téléphonie en mode cloud. Baptisé Zoom Phone, il est disponible dans 40 pays, dont la France. Basé sur un autocommutateur téléphonique en mode IP (IPBX), ce service gère les appels entrants et sortants en réseau téléphonique commuté (RTC). 

Un solution de centre de contact 

Zoom s'est enrichie d'une solution de centre de contact. Baptisée Zoom Contact Center, elle est intégrée à sa plateforme de visioconférence. Appelée initialement Zoom Video Engagement Center, elle prend en charge, aux côtés de la vidéo, les appels vocaux, le chat et les SMS. Etant à l'instar de l'offre historique de l'Américain disponible à 100% en ligne, Contact Center est taillé pour répondre au besoin des centres de contact en situation de télétravail. Aux côtés de la communication avec les clients finaux, elle facilite évidemment la collaboration au sein des équipes d'agents, notamment en visio ou par chat. Le service est livré avec des modèles de workflow omnicanal prêts à l'emploi pouvant être personnalisés et se nicher dans un logiciel existant. 

"Les développements futurs incluront des canaux supplémentaires, des intégrations CRM et de gestion des effectifs, ainsi que de l'IA/ML pour optimiser la productivité des agents", précise-t-on chez Zoom. Pour l'heure disponible en bêta uniquement aux Etats-Unis et au Canada, la solution doit être étendue à d'autres pays dans le courant de l'année. Zoom précise vouloir "maintenir ses partenariats existants sur le front des centres de contact" en vue de laisser à ses clients la possibilité de choisir leur application dans ce domaine.

Quelles sont les alternatives à Zoom ?

Zoom est reconnu pour sa fluidité et son extrême facilité d'utilisation. Reste que cette plateforme est loin d'être la seule sur le marché de la visioconférence. Parmi ses principaux concurrents figurent notamment Cisco WebEx, GotoMeeting, Microsoft Teams et Skype évidemment, mais également des applications comme Blizz (TeamViewer), ezTalks, Livestorm, U Réunion ou encore Whereby. Autre solution : l'outil open source de visioconférence Jitsi.

Quels sont les OS supportés par Zoom ?

Sur ordinateur, Zoom propose une application pour Windows. Sur Mac et Linux, il faudra se contenter de la version web de la solution. Des extensions pour Chrome et Firefox permettront de bénéficier des principales  fonctionnalités de l'application de visioconférence sur l'un ou l'autre des deux systèmes d'exploitation.  

Sur mobile, Zoom fait l'objet d'applications pour Android et iOS conçues pour créer et gérer des meetings. Dans tous les cas, il est possible d'accéder à son compte utilisateur Zoom en mode web, que ce soit sur PC, Mac, tablette ou smartphone.

Comment lancer un meeting en visio sur Zoom ?

Zoom offre une expérience et une ergonomie des plus intuitives. Pour lancer un meeting en visio sur Zoom, il suffit de dérouler les actions suivantes :

  1. Ouvrir un compte sur Zoom.us si ce n'est pas encore le cas
  2. Cliquer sur le bouton bleu "Programmer une nouvelle réunion"
  3. Définir la date et l'heure de cette dernière
  4. Copier-coller l'invitation au meeting dans un mail pour convier les participants
  5. Le jour J à l'heure H, vous n'avez plus qu'à activer la réunion.

Par défaut, l'application sélectionne plusieurs fonctions de sécurité : la saisie d'un mot de passe pour accéder à la réunion ou encore l'activation de la "Salle d'attente" qui permet à l'organisateur de contrôler les accès au meeting, y compris visuellement. Evidemment, vous avez la possibilité de décocher ses options. 

Zoom Rooms, c'est quoi ?

Zoom Rooms est conçu pour équiper les salles de réunion physiques de l'application de visioconférence Zoom. En vue d'intégrer sa plateforme aux matériels ou de visioconférence (combinant écran, caméra, micro) et de téléphonie (Zoom Phone), l'éditeur a signé une série d'accords d'intégration avec des constructeurs de systèmes de communication sur IP, parmi lesquels DTEN, Neat, Poly et Yealink.

Zoom Rooms capitalise sur l'intelligence artificielle pour découper les visages des participants captés par la caméra de l'écran de téléprésence en vue de leur allouer à chacun une vignette au sein de sa mosaïque de visioconférence. Objectif : mieux les présenter et les distinguer. Baptisée Smart Gallery, cette fonctionnalité disponible en bêta est prise en charge par les solutions Neat et Poly.

Qu'est-ce que Zoom Events ?

Zoom Events est une déclinaison de Zoom Meetings taillée pour gérer les événements en ligne. Elle orchestre la création des évènements jusqu'à la gestion de la billetterie et la facturation associée. Toute une série de dispositifs sont proposés pour promouvoir l'engagement des participants : salles de conférence ou d'atelier, service de réseautage via une agora virtuelle, hubs d'événements. Des tableaux de bord sont conçus pour assurer le suivi des inscriptions, des ventes de billets et de la fréquentation. 

En parallèle, Zoom a ouvert une place de marché pour aider ses clients à promouvoir leurs événements à destination du grand public. Baptisée On Zoom, elle est pour l'instant en version bêta. 

Qu'est-ce que Zoom for Home ?

Il s'agit d'écrans tactiles commercialisés et livrés avec l'application de visioconférence pré-installée dans le but de faciliter l'accès au service depuis la maison. Pour l'occasion, les fonctionnalités de l'environnement de webconférence (planifier, lancer, rejoindre un meeting...) ont été optimisées pour ce type de terminal.

Plusieurs devices "Zoom for Home" sont disponibles. Il s'agit de modèles signés Dten ou encore Facebook via l'application Zoom on Portal. Amazon Echo Show et Google Assisted Smart Displays (y compris le Nest Hub Max) seront pris en charge d'ici la fin de l'année.

Peut-on faire confiance à Zoom ?

Zoom propose de façon standard une fonction Security, conçue pour faciliter le paramétrage de la sécurité globales des meetings  (activation des mots de passe pour accéder aux réunions et pour protéger les enregistrements partagés dans le cloud, validation des participants par l'organisateur...). L'application met en œuvre en parallèle une politique renforcée de gestion des accès, avec des identifiants de meeting de 11 chiffres et la possibilité de leur associer des mots de passe combinant lettres, chiffres et caractères spéciaux. Dans la même logique, Zoom détecte et bloque les tentatives de connexions pirates. Elle permet également à ses clients payants de choisir la région cloud via laquelle seront orchestrées et hébergées leurs réunions. Ils peuvent sélectionner un data center parmi huit localisations : Amérique Latine, Australie, Canada, Chine, Etats-Unis, Europe, Inde et Japon/Hong Kong. Enfin dans sa version 5.4 introduite mi-octobre 2020, Zoom propose le chiffrement des échanges de bout en bout, y compris dans son offre gratuite. Supportant les réunions allant jusqu'à 200 participants, il repose sur le même protocole de cryptage (AES-256) historiquement utilisé par la plateforme pour protéger les réunions sur le terminal. Permettant aux utilisateurs d'utiliser leur propre clés de cryptage, ce service empêche néanmoins l'accès à plusieurs fonctionnalités : enregistrement des meetings, sous-titrage, accès par téléphone ou encore chat en one-to-one. Enfin, il n'est pas prise en charge par la version web Zoom, et implique de télécharger et d'installer l'application de visioconférence en local. 

Reste que toutes les mesures prises par Zoom ne doivent pas empêcher les organisateurs de réunions d'appliquer les bonnes pratiques de sécurité. L'application devra être téléchargée sur un site web digne de confiance, la popularité de l'outil ayant engendré la multiplication de sites pirates conçus pour diffuser des virus sur les ordinateurs les visitant. Par ailleurs, il est fortement déconseillé de décocher l'option "Salle d'attente", en particulier pour prévenir le risque d'un Zoombombing. Il est aussi recommandé de choisir des mots de passe différents de ceux utilisés pour d'autres applications. 

Comment éviter d'être victime d'un Zoombombing ?

Si vous n'avez par correctement paramétré Zoom, vous pouvez être confronté à ce qu'on appelle un Zoombombing. C'est-à-dire l'intrusion d'une personne malveillante publiant des images pornographiques ou haineuses dans votre réunion virtuelle au vu et au su de tous les participants.

Consciente du problème, la plateforme américaine a renforcé ses procédures de sécurité autour des meetings. Désormais, elle active par défaut l'accès au meeting par mot de passe, tout comme la fonction Salle d'attente qui permet aux organisateurs de réunion de contrôler l'entrée des invités. Il est évidemment tentant de vouloir décocher ces deux options pour faciliter l'organisation d'une réunion. Exiger des utilisateurs de saisir un mot de passe est en effet contraignant. Passer outre ces exigences engendre cependant le risque de subir un Zoombombing.

Quelles différences entre Zoom et Microsoft Teams ?

Là où Zoom se concentre sur la visioconférence, Microsoft Teams est avant tout une messagerie collaborative conçue pour le travail en équipe. Zoom est d'ailleurs utilisable dans Teams via une extension ad hoc. Reste que Microsoft Teams intègre lui-aussi des fonctionnalités de visioconférence, notamment celles issues de Skype for Business. Les deux offres sont donc de plus en plus concurrentes. Dans son Magic Quadrant de septembre 2021 centré sur les solutions de conférences à distance, le Gartner classe d'ailleurs également Microsoft parmi les leaders du secteur.

App Zoom

L'application Zoom offre une réelle simplicité d'utilisation. En fonction des besoins, plusieurs offres sont disponibles, avec différentes options, comme l'intégration de l'application avec les outils de planification, tel que Google Agenda, ou encore la monétisation et la mise en place de sondages. La solution Zoom est simple, mais son potentiel est impressionnant. L'application Zoom est téléchargeable à la fois en mode web, mais aussi pour Android et iOS.

Zoom propose par ailleurs un plugin permettant de recourir à sa solution via une infrastructures de bureau virtuel (VDI). Une technologie qui permet aux salariés de se connecter à distance à leur poste de travail resté à l'intérieur de l'entreprise. Conçu pour les offres de VDI de Citrix et de VMware, ce plugin prend en charge les principales fonctionnalités de la plateforme : partage d'écran et annotation, tableau blanc ou encore enregistrement des meetings. Il supporte une résolution jusqu'à 1080p.

Zoom App Marketplace

Fort d'une stratégie d'écosystème, Zoom s'intègre à plus de 1 500 applications tierces ou Zoom Apps. Proposées via une place de marché baptisée Zoom App Marketplace, ces intégrations vont des applications de collaboration (G Suite, Microsoft Teams, Slack...) à des applications de gestion de la relation client (Intercom, Salesforce, Shopify, SurveyMonkey, Zend, Zuora...) et de gestion de projet (Asana) en passant par des applications d'analytics (Domo, New Relic...).

Enregistreur Zoom

Zoom propose une option qui permet d'enregistrer une réunion ou une intervention, avec la possibilité d'utiliser un tableau blanc virtuel, ce qui est idéal pour des formations en ligne par exemple. Les réunions en ligne peuvent également être enregistrées sur le cloud pour être visionnées plus tard.

Zoom en France

La solution Zoom est en plein essor depuis quelques années dans le monde, et notamment en France où elle séduit de plus en plus d’entreprises de différents secteurs. Parmi ses références clients dans l'Hexagone, Zoom compte notamment Deezer, Havas ou encore Sanofi (lire l'article Chez Sanofi, 69 000 salariés lancent chaque mois des réunions sur Zoom).

Zoom Community

Zoom propose un espace communautaire pour échanger sur les bonnes pratiques d'utilisation de sa solution de visioconférence, pour poser des questions, bénéficier de conseils. Complétant le centre d'aide existant, Zoom Community regroupe des forums de discussions sur les différents produits de l'éditeur : Zoom Meetings, Events and Webinars, Phone System, Chat, Rooms and Workspaces, OnZoom (la place de marché dédiée aux événements virtuels)... Mais aussi des forums sur des problématiques de mise en œuvre sectorielle (éducation, santé...) ou encore des forums dédiés à des événements organisés sur Zoom.

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