Dropbox : gratuit ou pour pros, comment le télécharger et l'utiliser

Dropbox : gratuit ou pour pros, comment le télécharger et l'utiliser Lancé en 2008 par une start-up californienne, Dropbox est devenu l'un des leaders du stockage de fichiers en mode cloud. Tour d'horizon de cette offre, et de ses déclinaisons gratuite et payante.

Dropbox c'est quoi ?

Historiquement, Dropbox se positionne sur le créneau du stockage et du partage de fichiers en mode cloud. Dans sa dernière itération sortie en septembre 2019, son offre évolue vers une nouvelle interface visant à fédérer l'ensemble des documents et outils d'équipe de l'utilisateur. Cet environnement de travail se concrétise par le lancement des Dropbox Spaces, qui transforme les dossiers partagés en espaces collaboratifs taillés pour le travail à distance. 

Pour prendre en charge l'ensemble des formats de fichier, Dropbox s'appuie sur les accords qu'il a signés avec Adobe, Autodesk, Google, Microsoft ou Salesforce. Dans la même logique, Dropbox intègre des applications de communication (Slack, Teams, les calendriers Outlook et Google Calendar...) pour fluidifier les échanges. Enfin, Dropbox Paper est désormais directement accessible dans son gestionnaire de fichiers. "D'autres intégrations sont possibles avec Trello ou Zoom", ajoute-t-on chez Dropbox.

En matière de gestion de documents, le Californien s'attaque en parallèle à la problématique du transfert de fichiers volumineux. Baptisée Dropbox Transfer, une nouvelle fonctionnalité, actuellement en préversion, gère l'envoi de documents pesant jusqu'à 100 Go.

L'application Dropbox pour desktop

Lancée en version finale en septembre 2019, une refonte de l'application de bureau de Dropbox introduit toute une série d'évolutions fonctionnelles. Au programme : la possibilité de signer électroniquement un document (via HelloSign), de visualiser les activités et commentaires récents liés à un contenu, d'afficher l'aperçu des fichiers supportés sans avoir à installer l'application correspondante.

Plusieurs améliorations profitent par ailleurs de l'IA. La nouvelle application Dropbox dresse par exemple des suggestions personnalisées de notifications, de fichiers ou de dossier en se basant sur l'historique de l'utilisateur, les fichiers qu'il a le plus souvent consultés, édités ou partagés. A cela viendra s'ajouter dans les prochains mois, la suggestion de personnes dont le ranking se basera, lui, sur l'historique relationnel et collaboratif. "Pour développer ces tableaux de bord, Dropbox s'est équipé d'un graph utilisateur connectant les personnes, le contenu et les signaux d'activité. Cela inclut non seulement les fichiers, mais aussi les Google Docs, ainsi que l'activité liée aux e-mails, à la messagerie instantanée et aux calendriers", explique-t-on chez Dropbox. Sur plan, l'offre de l'éditeur semble bel et bien évoluer vers une digital workplace.

En parallèle, un nouveau canal de communication fera prochainement son apparition sur les pages de profils pour permettre d'entrer en lien avec des collègues. 

Le moteur de recherche de Dropbox s'enrichit d'un onglet taillé pour la recherche d'image. Une fonctionnalité qui fait appel au machine learning et à la reconnaissance d'images. © Dropbox

Autre nouveauté tirant profit de l'IA, des suggestions de documents et de modèles de prise de notes sont désormais proposées en fonction du contenu des réunions prévues dans l'agenda. Quant au moteur de recherche (qui n'est plus celui du système de fichiers de l'OS), il s'enrichit d'un second onglet orienté recherche d'images. Complétant la recherche orientée documents, il permet, là encore grâce au machine learning, de retrouver un cliché au regard de son contenu. Une photo sur laquelle apparaît par exemple un produit ou un objet avec telle ou telle caractéristique. "Cette fonctionnalité est en cours de déploiement pour les utilisateurs de Dropbox Professional et sera bientôt proposée aux utilisateurs de Dropbox Business", indique-t-on chez Dropbox.

Qu'est-ce que Dropbox Spaces ?

Dans leur version 2.0 dévoilée en novembre 2020, les Dropbox Spaces (historiquement proposés pour fédérer le contenu de l'utilisateur) ont été réarchitecturés en vue de servir la gestion de projet et le travail à distance. Dans le sillage de la stratégie Virtual First de Dropbox, ils évoluent vers un environnement orienté sur la gestion de projets et d'activités en mode distribué. Le défi ? Répondre à la montée en puissance du télétravail dans le contexte pandémique du Covid-19.

Dropbox Spaces permet de créer des espaces propres à chaque projet. © Capture / Dropbox

Pour chaque projet ou activité, la nouvelle version permet de créer un espace avec les coordonnées de l'équipe correspondante et des liens graphiques vers l'ensemble des contenus associés (et ce, quel que soit le répertoire Dropbox où ils sont stockés). Elle gère également l'attribution des tâches, leur exécution, sans oublier le pilotage de leur degré de priorité et leur date limite. Différentes vues sont proposées dans cette optique : liste, calendrier collectif, timeline, suivi individuel, par projet, par client... 

La principale originalité de Dropbox Spaces 2.0 ? Articuler la gestion de projet autour des contenus. Alors que Dropbox supporte pas moins de 300 formats de fichiers, Spaces permet aussi bien d'assigner des contenus à un projet qu'à une tâche. Il peut s'agir de documents web que l'utilisateur rédige en ligne dans Spaces via un éditeur enrichi (Paper). Dans cette logique, il est même possible d'assigner des tâches à l'intérieur d'un document, en faisant référence à un passage particulier (voir capture ci-dessous).

Spaces intègre la gestion de tâches au sein des documents. © Capture / Dropbox

Au sein de son calendrier, Dropbox Spaces gère la synchronisation des meetings qui pourront donner lieu à un espace dédié regroupant toutes les données nécessaires (participants, contenus...). Enfin, un fonction "Mise à jour" permet d'informer les membres d'une équipe de projet de l'état d'avancement des travaux, tout en donnant la possibilité d'apporter des commentaires. 

"Dropbox Spaces se concentre sur la collaboration asynchrone", résume Thibaut Champey, directeur général du groupe américain pour la France. "Pour la collaboration en temps réel, nous avons fait le choix d'intégrer des briques tierces, telles que l'outil de team messaging Slack ou l'application de visioconférence Zoom."

Au sein de Dropbox Space, la gestion de projets passe notamment par un calendrier permettant de visualiser les tâches, les personnes auxquelles elles sont attribuées, et leur échéance. © Dropbox / JDN

Dropbox : moyens de connexion

Pour accéder au service Dropbox, vous devez obligatoirement avoir créé un compte. Pour cela, il suffit de vous rendre sur le site dropbox.com et de saisir les informations nécessaires : adresse mail, nom, mot de passe... Vous pourrez ensuite télécharger les différentes applications pour vous connecter à partir de votre ordinateur, de votre tablette ou de votre smartphone. Dropbox est disponibles pour Android et iOS

Télécharger Dropbox

Si vous souhaitez installer Dropbox sur votre ordinateur, il vous suffit de télécharger l'application de bureau disponible sur le site dropbox.com et d'exécuter le programme d'installation. Pour utiliser le service sur votre smartphone ou votre tablette, téléchargez l'application mobile Dropbox via le Google Play Store (Android) ou l'App Store (iOS). A noter qu'un seul compte est nécessaire pour connecter l'ensemble de vos appareils.

Dropbox Basic (gratuit)

Formule gratuite à destination du grand public, Dropbox Basic est le service en ligne de stockage de fichiers d'entrée de gamme de Dropbox. Offrant une capacité de 2 Go, il permet à l'utilisateur de synchroniser ses fichiers sur tous ses terminaux (desktop, tablette et smartphone) tout en bénéficiant d'une sauvegarde en ligne chiffrée en AES 256 bits. Dropbox Basic est disponible à la fois en mode web, et par le biais d'applications qui s'installent sur le terminal. Sachez également que vous pouvez accroître votre espace de stockage en invitant vos amis à utiliser à leur tour la version Basic de Dropbox. Chacun d'entre eux vous offrira 500 Mo supplémentaires.

Dropbox Pro

Facturé 19,99 euros par mois, Dropbox Pro propose 3 To d'espace de stockage. Comparé à Dropbox Basic, cet abonnement va offrir des fonctionnalités supplémentaires de partage de fichiers. Les liens de partage de document pourront notamment être dotés de sécurités additionnelles si besoin : un accès avec un certain délai de validité ou conditionné par la saisie d'un mot de passe, ou encore une consultation restreinte "en lecture seule" (sans possibilité de modifications).

Dropbox Business

La version Dropbox Business s'adresse essentiellement aux entreprises ou aux particuliers qui ont besoin d'un espace de stockage important, mais également de fonctionnalités plus avancées.

Dropbox Business permet de gérez l'accès aux informations : contrôlez l'accès aux divers fichiers et dossiers. © JDN Capture

Dropbox Business se décline en trois forfaits visant à répondre aux besoins des entreprises, en fonction de leur taille et de leur configuration, de leur besoin en volume de stockage et fonctionnalités de management de contenu, de sécurité ou d'administration.

  • Dropbox Business Standard : Commercialisé à partir de 3 utilisateurs, Dropbox Business Standard permet de bénéficier de  3 To d'espace de stockage. Aux côtés des fonctionnalités de Dropbox Pro, ce forfait offre par exemple un historique des versions de fichier de 120 jours, et intègre une administration enrichie. Dropbox Business Standard est tarifé 10 euros par mois et par utilisateur.
  • Dropbox Business Advanced : Proposé comme Dropbox Business Standard à partir d'un minimum de 3 utilisateurs, Dropbox Business Advanced, qui coûte 15 euros par mois et par utilisateur, introduit des possibilités d'intégration, d'audit et d'administration plus avancées. Ce forfait ne fixe pas de limite en termes d'espace de stockage.
  • Dropbox Business Enterprise : Dessinée pour un usage de Dropbox au sein des grandes organisations, Dropbox Enterprise propose en plus de ce qui est inclus dans Dropbox Business Advanced des possibilités d'EMM (pour Enterprise Mobility Management), une visibilité sur le domaine de messagerie de l'entreprise, ou encore des prestations additionnelles de support technique.

Tarif : les prix de Dropbox

  • Dropbox Basic : Gratuit
  • Dropbox Pro : 19,99 euros par mois (compte unique)
  • Dropbox Business Standard : 10 euros par mois et par utilisateur (3 utilisateurs minimum)
  • Dropbox Business Advanced : 15 euros par mois et par utilisateur (3 utilisateurs minimum)
  • Dropbox Business Enterprise : tarif dépendant du nombre d'utilisateurs et des besoins (volume de stockage et bande passante).

Dropbox Paper

L’application Dropbox Paper s’apparente en quelque sorte à un traitement de texte collaboratif. Appréhendé à la manière d’une page web, Dropbox Paper permet à plusieurs membres de travailler ensemble sur un même fichier, de s’interpeller directement et de commenter le document en temps réel. C’est une nouvelle manière d’aborder la suite bureautique. Cette fonctionnalité est offerte aux utilisateurs de Dropbox qui le souhaitent.

Dropbox vs Google Drive

Ces deux mastodontes du stockage de fichiers en ligne s’affrontent depuis de nombreuses années pour asseoir leur autorité sur le marché du cloud. Chacun rivalise d’innovation pour proposer à ses utilisateurs des fonctionnalités avancées, à l’image de la suite bureautique G Suite pour Google Drive ou de Dropbox Paper pour Dropbox.

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