Dropbox se transforme en digital workplace "intelligente"

Dropbox se transforme en digital workplace "intelligente" Lancé en 2008 par une start-up californienne, Dropbox est devenu l'un des leaders du stockage de fichiers en mode cloud. Tour d'horizon de cette offre, et de ses déclinaisons gratuite et payante.

Dropbox c'est quoi ?

Historiquement, Dropbox se positionne sur le créneau du stockage et du partage de fichiers en mode cloud. Dans sa dernière itération sortie en septembre 2019, son offre évolue vers une nouvelle interface visant à fédérer l'ensemble des documents et outils d'équipe de l'utilisateur. Cet environnement de travail se concrétise par le lancement des Dropbox Spaces, qui transforme les dossiers partagés en espaces de travail collaboratif. Objectif affiché : éviter aux utilisateurs de perdre du temps en passant d'une application à l'autre. Avec Dropbox Spaces, il dispose de toutes leurs ressources au même endroit dans leur contexte de collaboration. Il est possible notamment de visualiser à tout moment la liste des personnes avec lesquelles un document aura été partagé.  Au cœur de ces Spaces, une gestion de tâches permet d'allouer des actions à réaliser à des collaborateurs, en les associant à des fichiers (voir l'animation ci-dessous).

Les Dropbox Spaces, ces nouveaux espaces collaboratifs intégrés à Dropbox, orchestrent la gestion des tâches au sein de ses équipes projet. © Dropbox

Pour réaliser ce tour de passe-passe, Dropbox s'appuie sur les accords qu'il a signés avec Adobe, Autodesk, Google, Microsoft ou Salesforce visant à supporter leurs formats de fichier respectifs. Dans la même logique, Dropbox intègre des applications de communication (Slack, Teams, les calendriers Outlook et Google Calendar...) pour fluidifier les échanges. Enfin, Dropbox Paper est désormais directement accessible dans son gestionnaire de fichiers. "D'autres intégrations sont possibles avec Trello ou Zoom", ajoute-t-on chez Dropbox.

En matière de gestion de documents, le Californien s'attaque en parallèle à la problématique du transfert de fichiers volumineux. Baptisée Dropbox Transfer, une nouvelle fonctionnalité, actuellement en préversion, gère l'envoi de documents pesant jusqu'à 100 Go.

L'application Dropbox pour desktop

Egalement lancée en version finale en septembre 2019, une refonte de l'application de bureau de Dropbox introduit toute une série d'évolutions fonctionnelles. Au programme : la possibilité de signer électroniquement un document (via HelloSign), de visualiser les activités et commentaires récents liés à un contenu, d'afficher l'aperçu des fichiers supportés sans avoir à installer l'application correspondante.

Plusieurs améliorations profitent par ailleurs de l'IA. La nouvelle application Dropbox dresse par exemple des suggestions personnalisées de notifications, de fichiers ou de dossier en se basant sur l'historique de l'utilisateur, les fichiers qu'il a le plus souvent consultés, édités ou partagés. A cela viendra s'ajouter dans les prochains mois, la suggestion de personnes dont le ranking se basera, lui, sur l'historique relationnel et collaboratif. "Pour développer ces tableaux de bord, Dropbox s'est équipé d'un graph utilisateur connectant les personnes, le contenu et les signaux d'activité. Cela inclut non seulement les fichiers, mais aussi les Google Docs, ainsi que l'activité liée aux e-mails, à la messagerie instantanée et aux calendriers", explique-t-on chez Dropbox. Sur plan, l'offre de l'éditeur semble bel et bien évoluer vers une digital workplace.

En parallèle, un nouveau canal de communication fera prochainement son apparition sur les pages de profils pour permettre d'entrer en lien avec des collègues. 

Le moteur de recherche de Dropbox s'enrichit d'un onglet taillé pour la recherche d'image. Une fonctionnalité qui fait appel au machine learning et à la reconnaissance d'images. © Dropbox

Autre nouveauté tirant profit de l'IA, des suggestions de documents et de modèles de prise de notes sont désormais proposées en fonction du contenu des réunions prévues dans l'agenda. Quant au moteur de recherche (qui n'est plus celui du système de fichiers de l'OS), il s'enrichit d'un second onglet orienté recherche d'images. Complétant la recherche orientée documents, il permet, là encore grâce au machine learning, de retrouver un cliché au regard de son contenu. Une photo sur laquelle apparaît par exemple un produit ou un objet avec telle ou telle caractéristique. "Cette fonctionnalité est en cours de déploiement pour les utilisateurs de Dropbox Professional et sera bientôt proposée aux utilisateurs de Dropbox Business", indique-t-on chez Dropbox.

Dropbox : moyens de connexion

Pour accéder au service Dropbox, vous devez obligatoirement avoir créé un compte. Pour cela, il suffit de vous rendre sur le site dropbox.com et de saisir les informations nécessaires : adresse mail, nom, mot de passe... Vous pourrez ensuite télécharger les différentes applications pour vous connecter à partir de votre ordinateur, de votre tablette ou de votre smartphone. Dropbox est disponibles pour Android et iOS

Télécharger Dropbox

Si vous souhaitez installer Dropbox sur votre ordinateur, il vous suffit de télécharger l'application de bureau disponible sur le site dropbox.com et d'exécuter le programme d'installation. Pour utiliser le service sur votre smartphone ou votre tablette, téléchargez l'application mobile Dropbox via le Google Play Store (Android) ou l'App Store (iOS). A noter qu'un seul compte est nécessaire pour connecter l'ensemble de vos appareils.

Dropbox Basic (gratuit)

Formule gratuite à destination du grand public, Dropbox Basic est le service en ligne de stockage de fichiers d'entrée de gamme de Dropbox. Offrant une capacité de 2 Go, il permet à l'utilisateur de synchroniser ses fichiers sur tous ses terminaux (desktop, tablette et smartphone) tout en bénéficiant d'une sauvegarde en ligne chiffrée en AES 256 bits. Dropbox Basic est disponible à la fois en mode web, et par le biais d'applications qui s'installent sur le terminal. Sachez également que vous pouvez accroître votre espace de stockage en invitant vos amis à utiliser à leur tour la version Basic de Dropbox. Chacun d'entre eux vous offrira 500 Mo supplémentaires.

Dropbox Pro

Facturé 19,99 euros par mois, Dropbox Pro propose 3 To d'espace de stockage. Comparé à Dropbox Basic, cet abonnement va offrir des fonctionnalités supplémentaires de partage de fichiers. Les liens de partage de document pourront notamment être dotés de sécurités additionnelles si besoin : un accès avec un certain délai de validité ou conditionné par la saisie d'un mot de passe, ou encore une consultation restreinte "en lecture seule" (sans possibilité de modifications).

Dropbox Business

La version Dropbox Business s'adresse essentiellement aux entreprises ou aux particuliers qui ont besoin d'un espace de stockage important, mais également de fonctionnalités plus avancées.

Dropbox Business permet de gérez l'accès aux informations : contrôlez l'accès aux divers fichiers et dossiers. © JDN Capture

Dropbox Business se décline en trois forfaits visant à répondre aux besoins des entreprises, en fonction de leur taille et de leur configuration, de leur besoin en volume de stockage et fonctionnalités de management de contenu, de sécurité ou d'administration.

  • Dropbox Business Standard : Commercialisé à partir de 3 utilisateurs, Dropbox Business Standard permet de bénéficier de  3 To d'espace de stockage. Aux côtés des fonctionnalités de Dropbox Pro, ce forfait offre par exemple un historique des versions de fichier de 120 jours, et intègre une administration enrichie. Dropbox Business Standard est tarifé 10 euros par mois et par utilisateur.
  • Dropbox Business Advanced : Proposé comme Dropbox Business Standard à partir d'un minimum de 3 utilisateurs, Dropbox Business Advanced, qui coûte 15 euros par mois et par utilisateur, introduit des possibilités d'intégration, d'audit et d'administration plus avancées. Ce forfait ne fixe pas de limite en termes d'espace de stockage.
  • Dropbox Business Enterprise : Dessinée pour un usage de Dropbox au sein des grandes organisations, Dropbox Enterprise propose en plus de ce qui est inclus dans Dropbox Business Advanced des possibilités d'EMM (pour Enterprise Mobility Management), une visibilité sur le domaine de messagerie de l'entreprise, ou encore des prestations additionnelles de support technique.

Tarif : les prix de Dropbox

  • Dropbox Basic : Gratuit
  • Dropbox Pro : 19,99 euros par mois (compte unique)
  • Dropbox Business Standard : 10 euros par mois et par utilisateur (3 utilisateurs minimum)
  • Dropbox Business Advanced : 15 euros par mois et par utilisateur (3 utilisateurs minimum)
  • Dropbox Business Enterprise : tarif dépendant du nombre d'utilisateurs et des besoins (volume de stockage et bande passante).

Dropbox Paper

L’application Dropbox Paper s’apparente en quelque sorte à un traitement de texte collaboratif. Appréhendé à la manière d’une page web, Dropbox Paper permet à plusieurs membres de travailler ensemble sur un même fichier, de s’interpeller directement et de commenter le document en temps réel. C’est une nouvelle manière d’aborder la suite bureautique. Cette fonctionnalité est offerte aux utilisateurs de Dropbox qui le souhaitent.

Dropbox vs Google Drive

Ces deux mastodontes du stockage de fichiers en ligne s’affrontent depuis de nombreuses années pour asseoir leur autorité sur le marché du cloud. Chacun rivalise d’innovation pour proposer à ses utilisateurs des fonctionnalités avancées, à l’image de la suite bureautique G Suite pour Google Drive ou de Dropbox Paper pour Dropbox.

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