Ordinateur de fonction : définition, avantage en nature...

Votre employeur peut vous attribuer un ordinateur de fonction pour accomplir vos tâches. Il constitue un avantage en nature.

Ordinateur de fonction : définition

Un ordinateur de fonction est un ordinateur prêté par un employeur à ses salariés pour qu’ils puissent accomplir leurs tâches professionnelles même en étant en déplacement à l’extérieur du bureau. Les cadres, les dirigeants et les commerciaux, par exemple, ont souvent besoin d'un ordinateur de fonction, car ils se déplacent beaucoup pour prospecter et rencontrer leurs clients. Pour en bénéficier, le salarié doit faire une demande d'ordinateur professionnel à son employeur. Si le salarié peut aussi demande le remboursement des frais liés au télétravail s'il utilise son propre matériel.

L’employeur peut aussi offrir d’autres outils technologiques comme un téléphone portable ou une tablette.  Le salarié devra retourner son ordinateur de fonction à l'employeur s'il quitte l'entreprise.

Avantage en nature et ordinateur

Un avantage en nature est un bien ou un service proposé par un employeur à ses salariés : cela concerne donc les ordinateurs de fonction et tout autre appareil informatique mis à disposition des salariés comme une tablette ou un téléphone portable. Ces outils peuvent être mis à disposition du salarié gratuitement ou contre une participation du salarié qui devra obligatoirement être inférieure à la valeur du bien. Les avantages en nature sont comptabilisés dans le salaire brut du salarié : ils sont donc soumis à des cotisations sociales ainsi qu'à l'impôt sur le revenu. Il appartient à l'employeur d'évaluer la valeur des avantages en nature accordés à ses employés, afin de calculer le montant des cotisations sociales.

Calcul de l'avantage en nature pour un ordinateur portable

Le calcul de la valeur de l'avantage en nature dépend de l'utilisation qui en faite par le salarié. Si l’usage privé de l'ordinateur de fonction mis à disposition par l’employeur est raisonnable et si un document de l’entreprise stipule que les avantages en nature de ce type sont destinés à un usage professionnel, l’avantage en nature peut ne pas être soumis à des cotisations sociales.

Par exemple, si un salarié se contente d'envoyer et de lire quelques mails privés avec son ordinateur de fonction, l'usage privé de cet ordinateur pourrait être qualifié de raisonnable. En revanche, si l'usage de l'ordinateur de fonction est mixte, c'est-à-dire si le salarié utilise l'ordinateur tant pour des raisons professionnelles que personnelles, l’employeur peut choisir d'évaluer cet avantage en nature sur la base d’un montant forfaitaire de 10 % du coût d’achat public toutes taxes comprises de l’ordinateur ou sur la base des dépenses réelles engagées en tenant compte du prix de vente public pour le même bien. Si l'ordinateur est mis à disposition et utilisé par le salarié uniquement pour des raisons privées, l'avantage en nature sera évalué sur la base des dépenses réelles engagées.

Si l'ordinateur a été fourni gratuitement ou avec une réduction qui excède le seuil de 30 % du prix de vente public, la valeur de l'avantage en nature sera évaluée dans sa totalité. Les dons de matériel informatique aux salariés sont maintenant soumis à des cotisations sociales, et ce, même si le matériel donné a été entièrement amorti.

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