Formule de politesse dans un e-mail : comment choisir ?
Il n'est pas rare d'utiliser des formules de politesse dans un e-mail professionnel ou administratif, mais leur utilisation varie selon le destinataire et le contexte.
L'envoi d'un mail est très codifié selon le destinataire ou le contexte du message. Qu'il s'agisse d'envoyer un CV, une lettre de motivation, une proposition commerciale, un bon de commande ou un simple message à caractère informel, il est souvent recommandé de respecter certaines règles, notamment en ce qui concerne les formules de politesse. Quelle formule de politesse utiliser dans un e-mail selon le contexte ? Il est recommandé d'utiliser une formule de politesse adaptée pour éviter de faire mauvaise impression au destinataire du mail, notamment s'il s'agit d'un supérieur hiérarchique, par exemple.
Quelle formule de politesse choisir en fonction du contexte ?
Bien à vous
D'une certaine manière, cette formule de politesse révèle la soumission. Elle est la continuité de formules présentes dans les missives des XVIIIème et XIXème siècles qui pouvaient comporter des expressions comme "je suis tout à vous" ou "je vous appartient". Aujourd'hui, elle est utilisée pour être encore plus poli que certaines formules de politesse plus communes comme le "cordialement". Elle a été vidée de sa substance quelque peu érotique qui était en vogue il y a plusieurs siècles.
Cordialement
Étymologiquement, le mot signifie "avec tout mon cœur". Il s'agit de la formule la plus utilisée à la fin des courriers électronique mais il ne faut pas faire appel à cette formule de politesse à mauvais escient. Elle est recommandée lors d'un échange entre pairs ou entre deux personnes qui se connaissent. Par conséquent, il est recommandé de l'utiliser au bout de plusieurs échanges de mails où il sera possible de passer de "Bien à vous" à "Cordialement".
"Bien cordialement" peut également être utilisé. Cette formule signifie encore plus de respect.
Cdt
Si "Cordialement" peut être utilisé dans certains cas de figure énumérés ci-dessus, il n'est pas recommandé d'opter pour une abréviation comme "Cdt" ou "bien Cdt" puisqu'implicitement, cela veut dire qu'on considère la politesse comme non essentielle. Écrire quelques lettres de plus n'est pas plus chronophage et pourrait permettre de faire pencher la balance en sa faveur.
Salutations distinguées
Cette formule est assez rarement utilisée dans un e-mail. Pourtant, elle donne une certaine solennité à l'échange. Elle permet à l'interlocuteur de se sentir valorisé. De ce fait, elle peut être utilisée envers un supérieur hiérarchique. En revanche, elle appartient à un registre soutenu et sera à utiliser avec parcimonie lorsque l'on s'adresse à une entreprise qui se présenter comme "cool".
Je vous prie d'agréer mes salutations distinguées
Cette formule de politesse, relativement pompeuse, doit être utilisée avec prudence dans les correspondances papier où elle peut survivre dans les courriers administratifs officiels. Néanmoins, cette formule de politesse n'a pas sa place dans un e-mail. De fait, elle est bien trop longue. Il est plutôt conseillé de privilégier les formules de politesse "salutations distinguées" ou "bien à vous" pour faire preuve d'un haut niveau de politesse dans ses échanges électroniques.
Quel est le rôle de la formule de politesse ?
Un e-mail est une conversation à distance entre deux personnes bien identifiées. De même qu'un locuteur serre la main de son interlocuteur au début et à la fin de l'échange, l'émetteur d'un e-mail doit saluer son correspondant au début de son message et prendre congé de lui par une formule de politesse appropriée. Entre temps, il lui aura exposé l'objet de son message, l'argumentant en termes clairs. Il lui aura aussi précisé le type de réponse ou d'action attendu.
La formule de politesse dans un e-mail est révélatrice de savoir-vivre. Vis-à-vis d'un supérieur hiérarchique, elle revêt également un caractère de déférence traduisant une reconnaissance de sa qualité et de son rang. Dans tous les cas, la formule de politesse prédispose à une meilleure écoute et une meilleure réceptivité de la part du destinataire. Est-il besoin de rappeler que la politesse dans un e-mail passe aussi par une communication de qualité : vocabulaire précis, texte concis, demande claire, orthographe irréprochable ?
Comment choisir une formule de politesse ?
Les formules de politesse doivent être choisies en fonction de deux critères :
- La qualité du destinataire
- Le contexte de l'échange
Dans le cas où le destinataire ne serait pas identifiable (c'est le cas des emails adressés à une administration), une formule d'appel mixte s'impose : "Madame, Monsieur". Et pour conclure, choisir une formule polie et laconique telle que "Respectueusement", par exemple.
Dans le cadre professionnel et lorsque l'e-mail s'adresse à un supérieur, choisir une formule d'appel personnalisée ou très déférente. Entre collègues, l'usage de formules d'entame plus familières s'impose. Le choix de la formule finale dépend du degré de familiarité liant les deux collègues. Cela peut aller de "Cordialement", "Bien cordialement" jusqu'à "Bien à toi" ou "Amicalement".
Quelles sont les formules de politesse en anglais ?
Entre amis, des formules d'entame comme "Hello" ou "Hi" s'imposent. Dans des relations plus solennelles, il est plutôt conseillé de commencer par une formule plus polie comme "Dear", par exemple. Dans tous les cas, il est important de conclure par une des formules consacrées comme "Kind regards" ou "Best regards".