Microsoft Viva : maîtriser la digital workplace intelligente

Microsoft Viva : maîtriser la digital workplace intelligente [VIVA] Microsoft Viva forme un hub, accessible via Teams, fédérant tous les flux de communication, de connaissance, d'apprentissage de l'entreprise. Grâce à l'IA, elle priorise les contenus et profils dont l'utilisateur à besoin.

Microsoft Viva, c'est quoi ?

Vaste projet annoncé par Microsoft fin 2019, Viva aura mis deux ans avant de sortir de terre. Début 2021, l'éditeur dévoilait quatre briques indépendantes : Viva Connections et Viva Insights, toutes deux en version finale, ainsi que Viva Topics et Viva Learning, respectivement en bêta publique et en bêta privée. Qualifiée de plateforme d'expérience salarié ou employee experience platform (EXP), Viva a pour ambition de former un hub, accessible via l'application de communication Teams, fédérant l'ensemble des flux de communication, de connaissance, d'apprentissage de l'entreprise. Lors de son événement Ignite (du 2 au 4 novembre 2021), Microsoft a annoncé la disponibilité de ces quatre piliers en version finale au sein d'une suite intégrée.

Quel est le prix de Microsoft Viva ?

La digital workplace Viva de Microsoft est tarifée 9 dollars par utilisateur et par mois, contre 12 dollars au total pour l'achat de ses quatre modules individuellement. L'accès à Viva implique d'avoir souscrit préalablement à Microsoft 365 Business ou Enterprise, ou a minima à Exchange Online dont le prix d'entrée s'élève à 3,4 euros par utilisateur et par mois. 

La nouvelle suite bénéficie du centre d'administration unifiée de Microsoft 365 pour gérer sa configuration et ses droits d'accès. En parallèle, Microsoft annonce des nouveautés à tous les étages de l'édifice. 

Viva Topics : l'IA pour gérer les connaissances

En s'appuyant sur l'IA et le Microsoft Graph, Viva Topics automatise l'identification des sujets clés (ou topics) dans les contenus Office, Outlook, Teams ou au sein des profils des utilisateurs de Microsoft 365. Entendez par topics des projets, des produits, des clients, des savoir-faire... Leur validation par un experience manager aura pour conséquence de générer automatiquement des pages ou des centres de topics contenant des informations comme le résumé d'un projet, les personnes qui y contribuent et des référence annexes. De même pour un client, un produit ou un processus. A chaque topic mentionné dans un document ou un message est associé un lien vers la page correspondante (cf. animation ci-dessous). Sous forme de wiki, elle pourra être enrichie.

Au-delà de Dynamics 365 et Microsoft 365, Viva Topics intègre de l'information en provenance de services applicatifs tiers, comme ServiceNow et Salesforce. 

Viva Topic génère automatiquement des fiches sur des sujets clés identifiés, tels qu’un projet, un client ou un produit. A chaque mention de ces sujets dans un document ou un message, un lien vers la fiche du topic correspondante est dynamiquement créé. © Microsoft

Les topics sont mis en avant dans les résultats de Microsoft Search. En réponse à une requête mentionnant un topic de compétence par exemple, le moteur de recherche de Microsoft 365 renverra vers la liste des collaborateurs disposant de l'expertise en question. Dans la même logique, des topics sont rattachés aux pages de profil des utilisateurs en fonction de leur historique. "L'apport sera un gain de temps dans l'accès à la donnée et aux connaissances, un onboarding simplifié pour les nouveaux employés, et l'accélération de la transformation de l'organisation globale grâce à des expertises plus visibles", ajoute-t-on chez Microsoft France. 

Prenant en charge l'anglais mais aussi le français, l'allemand et l'espagnol, Viva Topics permettra à terme d'intégrer ses topics directement au sein des canaux de conversation de Teams. Autre chantier de développement affiché par Microsoft : l'automatisation du rubricage des topics, l'optimisation des centre de topics, et l'introduction de tableau de bord analytics pour mieux comprendre l'évolution des connaissances de l'organisation.

Viva Connections : l'IA pour gérer les talents

A travers Viva Connections, l'utilisateur bénéficie d'un knowledge center qui fédère et priorise l'ensemble des news, conversations, contenus dont il a besoin. Pour trier ces éléments, Connections s'adosse à une IA qui prend en compte les groupes auxquels il appartient, l'historique de ses échanges avec tel ou tel collègue et leur fréquence, les ressources qu'il consulte et édite au sein des applications et via ses différents appareils. "Ce traitement prendra en compte les terminaux mobiles d'ici fin novembre", précise-t-on chez Microsoft. 

Viva Connections s'intègre à Zoom, Slack, ServiceNow, SAP SuccessFactors, Talentsoft, sans oublier LinkedIn dans l'optique de prendre en compte des données plus qualitatives sur le sentiment des salariés. En parallèle, ses tableaux de bord peuvent faire remonter les cartes de gestion de tâches, de changements ou d'approbations issues de Teams. Connections puise aussi dans la plateforme d'optimisation d'UX de Qualtrics pour personnaliser son interface utilisateur. Pour la suite, Connections embarquera dès janvier 2022 les agents intelligents d'Espressive centrés sur l'aide au support client, mais aussi des flux issus de l'application de gestion RH et financière Workday. Dans un tout autre domaine, l'intégration du système de signature électronique de DocuSign est également prévue.

Viva Connections est un knowledge center. Personnalisé pour chaque utilisateur de Microsoft 365, il recommande une liste de topics et d'experts internes en fonction de l’historique relationnel et de travail. © Microsoft

Egalement intégré à SharePoint, Viva Connections permet à l'utilisateur de suivre l'évolution des savoir-faire sur tout ou partie de l'organisation. Mais aussi d'accéder à une liste personnalisée de topics et d'experts internes recommandés en fonction de son historique d'activité, de ses sujets de prédilection, de son profil de compétences, et de son graph relationnel et de connaissances. En parallèle lui seront poussées des questions d'autres collaborateurs auxquelles l'IA sous-jacente estime qu'il peut répondre. Via ce knowledge center, il pourra créer de nouveaux topics non-encore identifiés qui viendront dynamiser le machine learning : nouveaux projets, nouveaux produits, nouveaux clients, nouvelles procédures...

Viva Insights : l'IA pour prévenir les burn out

Viva Insights fournit aux salariés une console d'analyse d'activité. Objectif : leur permettre de mieux gérer leur temps de travail. Une solution particulièrement bien venue à l'heure de la démocratisation du télétravail en mode hybride. Pour les patrons, l'application permet de prendre le pouls de l'entreprise, suivre le temps de travail de manière anonymisée, mesurer les densités de planning. Insights va jusqu'à livrer des recommandations pour limiter les risques de burn out, en encourageant par exemple la désactivation des notifications, la définition de limites dans les calendriers, ou l'identification de priorités quotidiennes. 

Au-delà des données de Microsoft 365, Viva Insights s'appuie sur des informations de trafic en provenance là-encore de Zoom, Slack, Workday et SAP SuccessFactors et LinkedIn.

Viva Insights délivre des bonnes pratiques en management d'équipe. © Capture / JDN

Viva Insights introduits des indicateurs de pilotage pour aider les manageurs. Ils recouvrent le suivi des tâches en suspens, des rendez-vous réguliers (avec des alertes en cas d'oubli), ou encore des comportements personnelles récurrents ayant un impact sur l'équipe... L'application Insights pour Teams fournit en outre des recommandations pour améliorer l'expérience des meetings et visioconférences : meeting court par défaut, partage de liens systématisé...

Viva Learning : l'IA au service de la formation

Viva Learning a pour vocation d'offrir un point d'accès unique à l'ensemble des ressources d'e-learning de l'organisation, qu'elles proviennent de son Learning Management System, de Microsoft 365 ou d'applications de fournisseurs tiers. Disponible sur PC et mobile, le module permet aux managers d'assigner des programmes aux membres de son équipe et d'en suivre l'état d'avancement. Ici aussi, l'IA est là pour conseiller des formations en partant de l'analyse de l'historique de travail et du profil du salarié, des recommandations qui pourront d'ailleurs être partagées par le biais d'un onglet dans Teams. Microsoft fait ainsi ses premiers pas sur le terrain de l'adaptive learning.

Viva Learning agrège des contenus en provenance de diverses sources, qu'ils soient conçus en interne ou issus de services comme LinkedIn Learning, Udemy, Skillsoft, Coursera, Pluralsight ou encore edX. Dans la même logique, Microsoft intègre à Viva Learning des logiciels tiers de management des formations, parmi lesquels Cornerstone OnDemand, Saba ou SAP SuccessFactors. L'ensemble de ces données est mise à la disposition des utilisateurs par le biais d'un moteur de recherche permettant de filtrer par domaine, fournisseur, durée de la formation...

Viva Learning offre un point d'accès unique et personnalisé à l'ensemble des ressources d'e-learning de l'organisation. © JDN / Capture

Ally.io : l'IA pour l'alignement stratégique

A l'instar d'autres digital workplace comme Asana, Viva se doit d'intégrer une dimension centrée sur le pilotage d'objectifs. C'est dans cette optique que le groupe de Satya Nadella a annoncé le rachat d'Ally.io en octobre 2021. Une start-up qui édite une solution d'OKR (pour objectives and key results) taillée pour piloter les objectifs des salariés et les aligner sur la stratégie d'entreprise. Les rapports de suivi d'objectifs d'Ally.io sont déjà accessibles depuis Microsoft Teams. Quant à l'intégration d'Ally.io à Viva, elle est prévue pour début 2022.

Les rapports de suivi d'objectifs d'Ally.io sont déjà accessibles depuis Microsoft Teams. © JDN / Capture

Viva API : une plateforme 

Microsoft équipe sa digital workplace d'API permettant de l'enrichir en termes d'intégrations et de fonctionnalités. A terme, chaque module de la plateforme sera équipé de son interface de programmation d'application. Pour l'heure, seule l'API de Viva Connections est disponible. La sortie de l'API de Viva Topics est prévue d'ici fin 2021, mais d'abord en bêta privée, et celles de Viva Insights et Viva Learning en 2022.

Viva vs Delve : quelle différence ?

Viva est très comparable à Delve. Une application Office lancée par Microsoft en 2014, qui est depuis tombée aux oubliettes. Reposant également sur une IA et le Microsoft Graph (alors appelé Office Graph), Delve se limitait aux fonctionnalités disponibles aujourd'hui dans Viva Connections et à l'identification, via un tableau de bord personnalisé, des contenus et profils utilisateurs considérés prioritaires pour l'utilisateur en fonction de son historique. 

Microsoft aura-t-il plus de chance avec Viva ? Redmond a le mérite de rester en phase avec sa ligne stratégique : démocratiser l'IA et l'ouvrir au plus grand nombre.  A la différence de Delve, Viva a par ailleurs fait l'objet d'une phase de bêta privée (de 9 mois). Elle a mobilisé des dizaines de clients de Microsoft parmi lesquels Arla, Robert Half, Siemens Healthineers ou Unilever. Une phase qui a permis à l'éditeur de confronter le concept au marché et de faire des réajustements avant de se jeter dans le bain de la commercialisation. Depuis, d'autres groupes sont venus rejoindre ce premier noyau, parmi lesquels Humana, NWG ou encore OldMutual.

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