Airtable (gratuit) : l'application qui veut détrôner Excel

"Airtable (gratuit) : l'application qui veut détrôner Excel"

Airtable (gratuit) : l'application qui veut détrôner Excel [AIRTABLE GRATUIT] La plateforme combine feuille de calcul et base de données pour faciliter le développement sans code. Dotée d'une API, elle permet de créer jusqu'à un CRM en tirant profit de formules, de passerelles Zapier et plus encore.

Airtable, qu'est-ce que c'est ?

Pas évident de classer Airtable. Une définition simple consisterait à décrire l'application comme une feuille de calcul sans code (ou low code) qui interagit avec une base de données. Si à première vue, elle ressemble à un tableur de type Excel ou Google Sheets, sa richesse fonctionnelle est bien plus large. Proposée en mode SaaS, Airtable permet aussi bien de créer un simple formulaire en ligne qu'un environnement de gestion de projet, voire un CRM sur-mesure. Doté d'une fonction de traduction automatique, l'outil gère de multiples vues : cartes, calendriers, tableaux Kanban, diagrammes de Gantt, etc. Une visite sur sa marketplace donne une idée du champ des possibles. La communauté de l'éditeur a, par ailleurs, publié plus de 150 applications open source sur GitHub.

Depuis le test publié par le JDN en 2018, l'application californienne a introduit plusieurs nouveautés majeures. Parmi elles, on relève Airtable Automations qui permet de créer des flux de travail personnalisés, d'automatiser des actions répétitives ou encore de générer automatiquement des rapports. Autre nouveauté, Airtable Sync gère de son côté la synchronisation des enregistrements d'une base source vers une ou plusieurs bases cibles.

Depuis sa création en 2012, Airtable aura levé un total de quelque 350 millions de dollars. En se positionnant sur le segment du low code, Airtable s'inscrit sur un marché florissant qui devrait atteindre 52 milliards de dollars d'ici 2024, avec à la clés une croissance moyenne annuelle de 32,8%. Dixit le cabinet P&S Intelligence. A cette échéance, 65% du développement d'applications proviendra de plateformes de développement sans code, d'après le Gartner.

Airtable permet de développer des applications sans code, comme ici une app mobile d'e-commerce. © JDN / Capture

Quel est le principal avantage d'Airtable comparé à Excel ?

Stratégiquement, Airtable a choisi l'une des interfaces les plus connues des logiciels d'entreprise, la feuille de calcul, comme point d'entrée. Mais derrière, la solution offre une puissante base de données et surtout des outils permettant à l'utilisateur de créer sa propre application et de répondre à des cas d'usage spécifiques. 

Calvin Klein a par exemple recours à Airtable pour gérer son approvisionnement en tissus et, dans un tout autre domaine, Atlantic Records l'utilise pour piloter sa gestion des talents. Au total, Airtable est déployé par plus de 200 000 entreprises à travers le monde, dont la moitié sont issue du Fortune 1 000. Parmi ses références, on relève HBO, Netflix, Time ou encore la ville de Los Angeles.

Airtable est-il gratuit ?

Airtable propose une version d'entrée de gamme gratuite (Airtable Free) donnant accès aux fonctionnalités élémentaires de la solution. Au programme : la capacité d'enrichir les cellules des tableaux en y attachant des fichiers, en y intégrant des formules, des images, des cases à cocher, des listes déroulantes...  Les différentes vues d'Airtable sont disponibles dès cette édition (grille, calendrier, formulaire, tableau kanban, galerie...)

Airtable Free permet de créer un nombre de bases de données illimité, avec néanmoins un stockage capé à 2 Go par base et un historique de révision plafonné à deux semaines. Le volume d'exécutions de workflows est bordé à 100 par mois. 

Quels sont les prix des formules payantes d'Airtable ?

Airtable commercialise trois formules payantes. Tarifée 10 dollars par mois et par utilisateur, Airtable Plus étend la capacité de stockage par base de données à 5 Go, et le nombre d'exécutions mensuel de workflows jusqu'à 5 000. En plus des fonctionnalités disponibles dans l'offre gratuite, il inclut la solution de base de données en self service d'Airtable.

Pour 20 dollars par utilisateur et par mois, Airtable Pro hisse le volume de stockage par base à 20 Go. Côté automatisation, cette formule propose une capacité de 50 000 exécutions de workflows par mois. Elle donne accès par ailleurs à la marketplace d'Airtable. Un centaine d'applications y sont disponibles dans de nombreux domaines : formatage de données, scripting de traitements, génération de graphiques, moteur de recherche, gestion des imports, timer...  Au support par mail proposé dans les versions précédentes s'ajoute enfin une garantie de temps de réponse de la part du help desk de l'éditeur.

Quant à Airtable Enterprise, il est dimensionné pour prendre en charge 1 To de stockage par base. A l'instar d'Airtable Pro, il supporte jusqu'à 20 flux de partage ou de synchronisation de données entre les bases de données créées. 

Comment télécharger l'app Airtable ?

Airtable est disponible sous forme d'applications pour Windows et MacOS, mais aussi sous forme d'apps mobiles pour Android et iOS. Ces différentes déclinaisons sont téléchargeables sur le site de l'éditeur américain :

Comment tirer parti des formules dans Airtable ?

Comme dans Excel, le tableur Airtable permet de créer des formules de calcul à partir de données chiffrées réparties dans plusieurs champs d'une feuille de calcul. Pour ce faire, il suffit de créer une cellule qui accueillera la formule, puis de paramétrer cette dernière et le format du résultat final (une date, un prix...). 

Comment procéder ? Pour commencer, on sélectionne le champs souhaité dans la feuille de calcul. Une boîte de dialogue s'ouvre alors et déroule la démarche à suivre (voir l'animation ci-dessous). Sur le modèle d'Excel, différentes fonctions et opérateurs permettent de concevoir la formule cible. 

Airtable guide la création de formule par le biais d'une boîte de dialogue. © Capture / Airtable

Comment créer un CRM avec Airtable ?

Airtable est une solution idéale pour développer rapidement une petite application de gestion de la relation client. Son serveur de données permet par exemple de créer un catalogue de produits, une base de clients, ou encore un tableau de suivi des paiements. Le tout pouvant être aisément synchronisé. Au fur et à mesure de sa mise à jour, le catalogue de produits pourra par exemple pousser automatiquement les nouvelles références sur le site d'e-commerce de l'entreprise.

Dans le secteur de la prestation de services, un tableau Airtable pourra être consacré au suivi de missions avec à la clé différents indicateurs : statut, priorité... De cette feuille de calcul, des ponts seront lancés vers d'autres tables ou bases de données : contacts, entreprises clientes,  facturation, paiement... C'est là toute la force d'Airtable (lire le retour d'expérience d'une freelance qui adosse son CRM à Airtable).

Quel est le potentiel de Zapier dans Airtable ?

Plateforme d'intégration web et de création de routines à l'image de IFTTT,  Zapier propose plus de 80 passerelles pour connecter Airtable à d'autres applications. Ces connecteurs ciblent notamment Google Workspace et Office 365, mais aussi Asana, Github, Jira, Intercom, Salesforce, Slack, Stripe, Trello, Twilio, Twitter, Zendesk.

Partant de là, Airtable donne la possibilité de créer des triggers Zapier. Des commandes qui déclencheront une action dans Airtable lors d'un événement enregistré dans l'un de ces logiciels tiers, ou inversement. 

Quelles sont les alternatives à Airtable ?

Airtable est confronté à une féroce concurrence. Aux côtés des pure players du low code référencés par Gartner, la licorne a des rivaux qui ont aussi fait le choix de se présenter comme des tableurs survitaminés. En octobre 2020, l'éditeur de formulaires en ligne JotForm a présenté Tables qui ressemble comme deux gouttes d'eau à Airtable. L'application se présente là encore comme une feuille de calcul, mais agissant comme une base de données. Comme l'explique le billet de blog dévoilant la solution, il s'agit de répondre aux utilisateurs qui se servent d'un tableur en le détournant de sa fonction initiale, pour gérer des projets ou des contenus multimédias par exemple.

Mais Airtable a un concurrent encore plus sérieux : Google. En septembre 2020, son incubateur interne Area 120 a présenté Tables. L'outil désigné par Techcrunch comme une arme anti Airtable est conçu pour synchroniser les membres d'une équipe projet via la gestion de documents partagés et de tâches, et l'automatisation d'actions via des bots. Comme pour Airtable, les données peuvent être présentées sous forme de grilles, de vues Kanban ou de cartes. Il est bien sûr possible d'importer des données à partir de Google Sheets, de les partager avec des groupes Google et d'attribuer des tâches à des contacts Google existants. 

Airtable vs Notion 

Airtable combine feuille de calcul et base de données, tout en agrégeant des informations en provenance d'autres sources. Quant à Notion, il se présente plutôt comme un espace de travail d'équipe. Il recouvre trois fonctionnalités différentes : un wiki collaboratif, une gestion de projets, et un gestionnaire de documents et de notes. 

L'Airtable API

Une fois une base de données Airtable et son schéma configurés depuis l'interface graphique de la solution, une API au format Rest permet d'accéder aux données qu'elle contient, de les modifier, de les enrichir ou de les effacer.  

Airtable en France

Si Airtable n'a pas encore ouvert de bureau en France, la société américaine inscrit ce pays dans son plan de développement à l'international. La société de San Francisco a d'ailleurs déjà noué des partenariats avec Station F ou encore l'incubateur The Family.

Huit des 31 entreprises françaises présentes dans Fortune 500 figureraient parmi ses clients payants. Il s'agirait notamment de banques et d'acteurs de l'industrie automobile. Parmi ses références, Airtable compte aussi une pléiade de start-up françaises dont L'intendance, Perfect Stay, Plato, The Schoolab ou encore 26Academy.

Tutoriel : quelques liens

Le site officiel d'Airtable propose toute une série de tutoriels en anglais pour prendre en main sa plateforme. En voici une sélection non-exhaustive :