Déclaration sociale nominative (DSN) : définition et obligations

"Déclaration sociale nominative (DSN) : définition et obligations"

Déclaration sociale nominative (DSN) : définition et obligations Conçue dans un but de simplification administrative, la déclaration sociale nominative (DSN) a été créée par la loi Warsmann du 29 février 2012. Elle concernent presque toutes les entreprises privées qui relèvent du régime général ou agricoles. Elle ne concerne pas les auto-entreprises.

Qu'est-ce que la déclaration sociale nominative ?

La déclaration sociale nominative (DSN) est une déclaration basée sur la transmission unique, mensuelle et dématérialisée des données issues de la paie. Elle concerne également des signalements d'événements exceptionnels pouvant toucher ponctuellement les salariés (attestation employeur destinée à Pôle emploi, signalement d'un arrêt ou d'une reprise du travail dans le cas d'un congé parental ou d'un arrêt maladie...). En revanche, elle ne concerne pas ce qui est lié au versement de la prime d'activité ou à la rupture conventionnelle.

Qui est concerné par la déclaration sociale nominative ? 

La DSN concerne toutes les déclarations sociales depuis le 1er janvier 2016. C'est notamment le cas de :

  • L'attestation de salaire pour le paiement des indemnités journalières en cas de congé maternité, de congé paternité ou d'arrêt maladie (DSIJ).
  • L'attestation destinée à Pôle emploi en cas de fin de contrat de travail (AE).
  • Les déclarations et enquête de mouvements de main d'œuvre (DMMO et EMMO).
  • La radiation des contrats groupe pour les contrats en assurance complémentaire et supplémentaire.

Loi Warsmann et déclaration sociale nominative

La DSN a été mise en place dans le cadre de la loi Warsmann, de son vrai nom Loi n° 2012-387 du 22 mars 2012 relative à la simplification du droit et à l'allègement des démarches administratives.

DSN : Les phases de mise en place

La déclaration sociale nominative a été mise en place en plusieurs phases :

  1. DSN phase 1. 1er avril 2013. Les entreprises volontaires peuvent transmettre la DSN en remplacement de la déclaration mensuelle des mouvements de main d'œuvre (DMMO et EMMO), l'attestation employeur pour pôle emploi, l'attestation de salaire pour le versement des indemnités journalières, maladie, maternité et paternité pour la CNAM et la MSA, le relevé de mission des employeurs de travail temporaire et la déclaration unifiée de cotisations sociales (DUCS) destinée à l'Urssaf.
  2. DSN phase 2. 1er avril 2015. La DSN devient obligatoire pour les employeurs qui, sur l'année 2013, ont déclaré plus de 2 millions d'impôts de cotisations ou de contributions sociales ou plus d'un million pour les employeurs ayant eu recours à un tiers déclarant (expert-comptable). Mais pour cela, le tiers déclarant doit déclarer pour l'ensemble de son portefeuille client un montant de plus de 10 millions d'euros.
  3. DSN phase 3. Depuis le 27 septembre 2016, les entreprises sont dans l'obligation de transmettre les DSN pour remplacer les modalités suivantes: déclaration unifiée de cotisations sociales, bordereau récapitulatif des cotisations et contributions sociales (BRC), tableau récapitulatif (TR), régularisation des cotisations sociales de l'année, relevé mensuel des contrats de travail temporaire.
  4. Depuis le 1er janvier 2017 la DSN est généralisée à toutes les entreprises du régime général et à toutes les déclarations sociales.

Déclaration sociale nominative et indépendants

Les travailleurs indépendants ne sont pas concernés par la déclaration sociale nominative.

Déclaration sociale nominative et auto entrepreneur

Les auto-entrepreneurs, en tant que travailleurs indépendants, ne sont pas non plus soumis à la généralisation de la déclaration sociale nominative.

Comment transmettre la déclaration ?

L'émetteur de la paie (entreprise du régime général ou expert-comptable) transmet ses données via le site net-entreprise.fr. Attention, ce site ne fonctionne que pour les entreprises soumises au régime général. Les entreprises qui relèvent du régime agricole doivent ainsi passer par le site de la MSA (Mutualité sociale agricole).

Formation à la déclaration sociale nominative

Pour les professionnels qui le souhaitent de nombreuses formations à la déclaration sociale nominatives sont proposés par les organismes de formation.

Les avantages de la DSN

La DSN est bénéfique pour :

  • Les entreprises : elle implique une réduction du nombre de déclarations à effectuer. Elle est un bon moyen de simplifier les déclarations au rythme du cycle de paie.
  • Les salariés : la DSN permet un exercice facilité de leurs droits. En permettant de limiter le nombre de justificatifs à produire, elle facilite l'accès aux prestations sociales.
  • Les acteurs institutionnels : ils peuvent mieux lutter contre la fraude et améliorer le suivi des politiques publiques. Ils recueillent chaque mois des données sur l'évolution des entreprises et de l'emploi.

Le traitement des données

Une fois transmises, les données sont traitées par l'Acoss ou par la MSA qui vérifie leur conformité et renvoie à l'employeur un certificat de conformité en cas d'acceptation de la DSN ou un bilan d'anomalie en cas de rejet. Lorsque la DSN est conforme, le déclarant doit ensuite consulter son tableau de bord pour récupérer les contrôles inter-déclarations et les éventuels retours métiers des organismes.

Les organismes dont les formalités déclaratives sont substituées en DSN sont destinataires des données en fonction de leurs périmètres métier. Les données sont conservées par la Cnav. Le traitement des données respecte les données personnelles. Le 15 novembre 2012, la CNIL a d'ailleurs rendu un avis favorable sur la mise en œuvre de la DSN et son fonctionnement.

RH