Entretien préalable au licenciement : bien s'y préparer

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"Entretien préalable au licenciement : bien s'y préparer"

Entretien préalable au licenciement : bien s'y préparer Le licenciement est très encadré par le Code du travail. Avant de rompre un contrat de travail, l'employeur doit mener un entretien préalable au licenciement. Tour d'horizon de la procédure, de la convocation à la lettre de licenciement.

L'entretien préalable au licenciement : une obligation

Tout licenciement, qu'il soit économique ou personnel, doit nécessairement passer par un entretien préalable : licenciement pour motif personnel, qu'il soit disciplinaire (licenciement pour faute simple, grave ou lourde) ou non (licenciement pour inaptitude, licenciement pour insuffisance professionnelle) et licenciement économique dans certains cas.

Cet entretien vise à apporter au salarié congédié les raisons de son licenciement au cours d'un face à face. C'est également l'occasion pour le salarié de se défendre devant son employeur et d'essayer de le convaincre d'interrompre la procédure.

Entretien préalable au licenciement économique

L'entretien préalable est obligatoire dans le cas d'un licenciement économique individuel ou d'un licenciement économique collectif de deux à neuf salariés. Seul un cas déroge à cette règle : le licenciement économique de 10 salariés minimum sur une période de 30 jours dans une entreprise avec représentants du personnel. Si le licenciement économique vise plus de dix personnes mais que l'entreprise ne possède ni comité social et économique (CSE) ni délégués du personnel, l'employeur est tenu d'organiser un entretien préalable pour chaque salarié licencié.

La convocation à l'entretien préalable au licenciement

La convocation à l'entretien préalable au licenciement est obligatoire et répond à certaines règles. Elle doit nécessairement être signifiée par écrit via huissier, recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge. Elle doit être envoyée dans un délai strict d'au moins 5 jours ouvrables avant la tenue de l'entretien.

En outre, la convocation à l'entretien préalable au licenciement doit indiquer l'objet du rendez-vous, les informations utiles telles que la date, l'heure et le lieu où se déroulera l'entretien, ainsi que la possibilité d'être assisté.

Comment se préparer à un entretien préalable de licenciement ?

Le salarié dispose d'au moins cinq jours pour se préparer à l'entretien préalable au licenciement. Il est conseillé de recourir à un conseiller pour aider à se préparer. Il doit passer les arguments en revue afin de tenter de convaincre l'employeur que le licenciement n'est pas justifié, d'atténuer ou contester les faits reprochés par exemple. Il est également opportun de réfléchir aux questions que l'on souhaite poser à son employeur. Mieux vaut également étudier la loi, afin de bien connaître ses droits et de remarquer un éventuel vice de procédure.

Côté employeur, la préparation est tout aussi importante : il faut être capable de justifier parfaitement les motifs qui conduisent à une procédure de licenciement. Il doit s'agir d'arguments factuels, vérifiables, et non pas de motifs personnels qui attaquent humainement le salarié.

Qui est présent à l'entretien préalable au licenciement ?

L'employeur ou son représentant doivent obligatoirement être présent à l'entretien. L'employeur peut gérer cet entretien lui-même ou confier son déroulement au directeur des ressources humaines ou au président du groupe par exemple. La personne qui le représente doit impérativement appartenir à l'entreprise. Il a le droit d'être assisté par une seule personne, qui doit aussi appartenir à l'entreprise : la présence d'un avocat ou d'un huissier est donc proscrite.

Il est conseillé au salarié d'être présent mais ce n'est pas une obligation. S'il assiste à l'entretien, il est très recommandé - bien que non obligatoire - de se faire assister durant celui-ci. Si l'entreprise possède des représentants du personnel, le conseiller du salarié est l'un d'entre eux. S'il n'y a aucun représentant dans l'entreprise, alors le salarié peut être accompagné soit par la personne de son choix parmi les effectifs de l'entreprise, soit par un conseiller extérieur appartenant à une liste enregistrée par l'autorité administrative, consultable auprès de l'inspection du travail, de la Direccte ou de la mairie.

Absence du salarié à l'entretien préalable de licenciement

Le salarié n'est pas obligé de se rendre à l'entretien. Il peut décider sans contrepartie de ne pas y assister ou ne peut pas s'y présenter. Cela ne constitue en aucune façon un motif de sanction ou de licenciement. En revanche, l'employeur n'a pas pour obligation de repousser l'entretien à une date ultérieure.

Entretien préalable au licenciement et arrêt maladie

Le fait que le salarié soit en arrêt maladie et ne puisse se déplacer ne rend pas la procédure irrégulière, même si l'employeur est au courant de cet état de fait. En revanche, si le salarié ne peut se déplacer pour cause de maladie, l'employeur doit fixer l'entretien de façon à ce que le salarié puisse se faire représenter, prendre connaissance des motifs de son licenciement et transmettre ses explications.

Le déroulement de l'entretien

Au cours de l'entretien préalable au licenciement, l'employeur va exposer les motifs pour lesquels il envisage le licenciement. Il est tenu par une obligation de précision et d'exhaustivité. Il ne pourra, dans la lettre de licenciement, évoquer des raisons qui n'ont pas été discutées pendant cet entretien.

Une fois les motifs énoncés, le salarié peut s'expliquer. Il a le droit de prendre le temps de confirmer, nuancer, voire contredire les propos de l'employeur. Dirigeant et employé ont la possibilité de prouver le bon déroulement de l'entretien par l'établissement d'un procès-verbal. Si tel n'était pas le cas, la personne qui assiste le salarié peut se voir demander une attestation. La loi n'impose pas de durée minimale de l'entretien, mais une durée trop brève (moins de cinq minutes) peut rendre la procédure irrégulière.

Que dire lors d'un entretien préalable de licenciement ?

Les propos du salarié durant l'entretien ne peuvent constituer un motif de licenciement, sauf s'ils sont abusifs. Attention donc à l'énervement, aux propos agressifs, violents ou injurieux. Le salarié peut poser à l'employeur toutes les questions qu'il souhaite, que ce soit sur les motivations, sur des solutions alternatives envisagées, sur son éventuel remplacement...

Si le salarié estime que son cas est injustement traité, il peut demander à l'employeur des recherches et des vérifications supplémentaires, et celui-ci est tenu de s'exécuter. Le salarié peut également demander à consulter tout document justifiant de l'éventuelle décision de licenciement de son employeur, et là encore, celui-ci ne peut s'y soustraire.

Par ailleurs, la procédure doit être contradictoire : une discussion doit s'engager, chacun doit exposer ses arguments. L'employeur ne peut arriver avec la certitude absolue qu'il va licencier, et il n'a dans tous les cas pas le droit d'annoncer au salarié durant l'entretien que son licenciement est confirmé : cela rendrait la procédure irrégulière.

En cas d'entretien préalable pour faute, le salarié peut nier les faits reprochés. C'est à l'employeur d'avancer les preuves de la faute dont il accuse le salarié, mais mieux vaut pour celui-ci trouver également des éléments qui montrent qu'il n'est pas fautif. Il peut aussi reconnaître la faute, et dans ce cas-là, tenter de se justifier, expliquer pourquoi cela n'arrivera plus, voire proposer des sanctions alternatives et faire des concessions sur ce qu'il est prêt à accepter pour éviter un licenciement.

Entretien préalable au licenciement par visioconférence ou à distance

L'entretien préalable au licenciement doit se dérouler physiquement sur le lieu de travail du salarié, et l'employeur n'a pas le droit de déroger de façon unilatérale à ce principe sous peine d'irrégularité de la procédure. Un entretien par téléphone ne peut ainsi pas remplacer une rencontre en face-à-face.

Quand les circonstances ne permettent pas de faire autrement, il peut être possible d'organiser un entretien en visioconférence sous conditions, cependant il arrive encore que certaines juridictions refusent de reconnaître la validité d'un entretien qui s'est tenu à distance. Néanmoins, il apparait de plus en plus fréquemment qu'un entretien en visioconférence est considéré comme valide quand il n'y a pas d'autre alternative (salarié expatrié par sa société sur un autre continent, crise sanitaire...) si les deux parties se sont mises d'accord. Il faut cependant toujours veiller à ce que les droits du salarié soient respectés (présence d'une personne pour l'assister notamment) et qu'il puisse se défendre durant la procédure.

Si, à la suite de l'entretien préalable au licenciement, l'employeur décide de confirmer, il doit rédiger une lettre de licenciement signée, remise en main propre ou par recommandé avec accusé de réception. Le contrat de travail est considéré comme rompu le jour de l'envoi de la lettre. L'employeur doit cependant respecter un délai de réflexion de deux jours ouvrables après l'entretien lorsqu'il s'agit d'un licenciement personnel. Dans la lettre doivent figurer les motifs du renvoi, et éventuellement les droits à la formation de l'employé ainsi que la dispense de préavis.

Pas de licenciement après un entretien préalable

L'entretien préalable ne débouche pas systématiquement sur un licenciement. Il peut arriver que les arguments du salarié convainquent son employeur, qu'il se rende compte que le licenciement n'est pas la solution la plus adaptée, et qu'il prenne d'autres dispositions, comme un reclassement en cas d'insuffisance professionnelle ou des sanctions alternatives en cas de faute, voire qu'il réalise que la faute n'est pas avérée. Dans ces cas-là, la procédure de licenciement s'arrête.

Pour information, il n'existe pas de délai maximal d'envoi de la lettre de licenciement, sauf en cas de licenciement disciplinaire, pour lequel le délai est fixé à un mois. Ce n'est donc pas parce que le salarié n'a pas reçu de lettre de licenciement de son employeur plusieurs semaines après l'entretien qu'un licenciement n'aura pas lieu. Mieux vaut donc s'enquérir de la décision de son employeur pour être certain que la procédure de licenciement est abandonnée.

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