Trello (gratuit) : comment l'utiliser pour gagner en productivité ?

Trello (gratuit) : comment l'utiliser pour gagner en productivité ? Application de la génération Slack, Trello a su s'imposer comme un outil phare de gestion de projet. Mettant en musique la méthode agile Kanban, il dispose d'une version gratuite et de déclinaisons payantes pour les usages avancés.

Trello, qu'est-ce que c'est ?

Simple et intuitif, Trello fait partie de ces outils collaboratifs de la génération Slack, dont la prise en main se veut immédiate. Inspiré par la méthode agile Kanban, Trello s'articule autour d'un tableau digital de gestion de projet permettant de répartir les tâches, sous forme de cartes, au sein de colonnes (ou listes dans le langage de Trello) se déclinant par exemple en "A faire", "En cours" et "Fait".

Il est possible d'ajouter autant de colonnes à un tableau Trello que d'étapes à un projet. Des tâches sont ensuite assignées aux membres de l'équipe en charge de ce projet. Au fil de leur exécution, il suffit de glisser-déposer les cartes correspondantes d'une colonne à l'autre (voir capture ci-dessous). Des codes couleurs permettent de gérer les priorités. Au jour le jour, voire heure par heure, le tableau permet ainsi de connaître l'état d'avancement des travaux d'un seul coup d'œil. Trello propose aussi des checklists, des dates limites et des notifications pour ne manquer aucune étape.

A l'instar de Wunderlist ou Sunrise, Trello est également utilisé dans un cadre personnel pour, par exemple, préparer ses vacances ou un mariage, ou encore pour créer une communauté autour d'une activité de divertissement (cf. le Trello public portant sur le jeu Rogue Lineage). Ce qui facilite ensuite son adoption dans la sphère professionnelle. Forte d'une interface graphique traduite en français, l'application comptait près de 500 000 utilisateurs en France en 2017. Technip, BlaBlaCar et Leetchi figurent parmi ses références dans l'Hexagone.

Exemple de tableau Trello pour le pilotage de projet. © JDN / Capture Amanda Alvernaz

Comment exploiter le potentiel Trello ?

L'accès à la version gratuite de Trello est immédiat, et permet de commencer rapidement à utiliser l'application de gestion de projet. Trello étant une application SaaS en mode web, il suffit pour cela d'ouvrir un compte sur le site du même nom

Une fois son compte ouvert, on pourra bâtir un premier tableau. Il suffit de créer autant de colonnes que d'étapes à son projet. Le tableau peut aller du plus simple, avec trois colonnes ("A faire", "En cours" et "Fait"), au plus complexe. Par exemple, il peut servir de base pour formaliser un sprint Scrum selon la méthode agile du même nom. Le tableau kanban de Trello devient alors un Scrumban. Dans ce second cas, la première colonne contiendra la liste des tâches à réaliser à l'occasion du sprint (ou backlog). Ensuite viendront des colonnes représentant les phases de développement, de test, de déploiement, puis "le réalisé".

Après avoir créé le tableau, il faudra définir les tâches à réaliser. Une action qui pourra être soit manuelle soit automatisée via un flux de données issu d'une autre application (tableur, outil de support...). Comme indiqué plus haut, ces tâches viennent se nicher dans des cartes qui seront glissées-déposées d'une colonne à l'autre au fur et à mesure de l'avancement du projet. Enfin, il ne reste plus qu'à paramétrer les labels. Ces derniers permettent d'allouer les tâches à un projet ou à une personne donnée, ou encore de définir leur degré d'urgence.

Quel est l'apport des templates Trello ?

L'application Trello abrite une bibliothèque de modèles graphiques répondant à divers besoins. On y retrouve par exemple des templates dédiés à la gestion de projet de design ou d'ingénierie, mais aussi au recrutement pour les responsables des ressources humaines, ou encore au suivi de candidatures pour les demandeurs d'emploi. 

Il existe également des modèles graphiques Trello pour les rédacteurs sous forme de calendrier éditorial, et même des templates pour la gestion de la vie personnelle (mariage, anniversaire, etc.). Déployables en un clic, ces gabarits sont un excellent moyen de personnaliser rapidement l'outil de gestion de projet en fonction de ses besoins.

Comment utiliser les Trello Power-ups ?

Les Power-ups ne sont autres que des plugins Trello. La plupart permettent d'intégrer à l'outil de gestion de projet des flux en provenance d'applications tierces. Il peut s'agir par exemple de documents issus de Google Drive ou Microsoft OneDrive, de notes crées dans Evernote, de contenus ou requêtes GitHub, de contacts clients ou de leads stockés dans Salesforce ou encore de demandes de support générées par Zendesk ou Twitter. Ces extensions peuvent en outre recueillir des données de Slack ou de Microsoft Teams...

Les Power-ups permettent également d'enrichir les cartes Trello de fonctionnalités supplémentaires, telles des champs personnalisés ou des points géographiques. C'est aussi un moyen de les synchroniser entre plusieurs tableaux, ou encore de leur associer un circuit de validation.

En parallèle, Trello propose une centaine de connecteurs vers d'autres applications. Parmi elles figurent par exemple les services d'automatisation IFTTT et Zapier. "Par exemple, vous pouvez utiliser Zapier pour créer automatiquement des cartes Trello à partir de nouvelles entrées Typeform, d'e-mails Gmail ou de notes Evernote", explique-t-on chez Trello (lire le guide officiel dédié aux Power-ups et aux intégrations Trello).

Trello propose une galerie de plusieurs centaines de plugins (ou Power-ups) conçus pour personnaliser les tableaux de gestion de projet et y intégrer des calendriers, des workflows, ou encore des flux en provenance d'autres applications. © Capture JDN

Comment automatiser les tâches Trello avec Butler ?

Butler permet de déclencher automatiquement une série de tâches au moment où une action est réalisée dans Trello, par exemple lorsqu'une carte est déplacée d'une colonne à l'autre. Les tâches ainsi automatisables sont nombreuses : ajout d'une checklist à une carte, archivage, modification ou mise à jour de dates d'échéance, envoi d'alertes…

"Par exemple, si vous êtes dans une équipe de vente et que vous avez un contrat qui doit être soumis au contrôle juridique. Vous pouvez configurer une règle pour faire en sorte que chaque fois qu'une carte est déplacée dans la liste "Contrôle juridique", la checklist du processus de révision juridique soit ajoutée à la carte avec une date d'échéance à 2 jours, et que l'avocat de votre équipe soit automatiquement désigné comme responsable sur la carte en question", détaille Trello sur son blog.

Trello est-il gratuit ?

Disponible en mode web (SaaS), l’application de gestion de projet propose une édition gratuite (Trello Free). Permettant la création de 10 tableaux avec un nombre de cartes et de listes illimitées, Trello Free se limite à un plugin (ou power-up) par tableau et 50 commandes Butler exécutées par mois. De quoi découvrir la logique de la plateforme et opérer une gestion de projets mono-équipe.

Quels sont les prix des versions payantes de Trello ?

Aux côtés de son édition gratuite (Trello Free), Trello se décline en deux versions payantes : Business Class et Entreprise. Trello Business Class est proposé 9,99 dollars par utilisateur et par mois. Quant à Trello Entreprise, il est facturé à partir de 17,50 dollars par utilisateur et par mois. Dégressif en fonction du volume d'utilisateurs, le tarif tombe à 7,38 dollars par utilisateur et par mois pour 5 000 utilisateurs.

A la différence de l'offre gratuite, Trello Business Class permet d'exécuter un nombre illimité de Power-ups et autorise l'exécution de 6 000 commandes Butler par mois. Cette édition est aussi dotée de fonctions supplémentaires parmi lesquelles la gestion de collections et de modèles de tableaux, ou encore des dispositifs d'administration et de sécurité avancés. Quant à Trello Entreprise, il donne la possibilité de lancer un nombre illimité de commandes Butler tout en prenant en charge la gestion des droits d'accès à l'échelle d'une organisation.

Quel est l'avis de la rédaction sur Trello ?

Trello se destine historiquement à des projets assez limités en taille. Doté d'une interface visuelle efficace, l'outil manque de vision macro et fait l'impasse sur la gestion des interdépendances entre tâches. L'extension Power-Up BigPicture permet d'activer ces fonctionnalités.

Avant tout dédié aux opérationnels, Trello peine à remonter les rapports nécessaires au pilotage de projet. Si les équipes terrain se retrouvent dans les codes couleurs des tableaux bord, les managers ont plus de mal à suivre la progression du projet.

Quelles sont les alternatives à Trello ?

Trello est un outil de gestion de projet qui ne vous convient pas ? Il existe de nombreuses alternatives à cette application. Parmi elles figurent Airtable, Asana et Avaza. Mais aussi et surtout Planner qui est développé par Microsoft. Planner se positionne lui-aussi  sur le créneau de la coordination d'équipe. Avec un atout de taille : son intégration à Microsoft 365 (ex Office 365), ce qui lui permet de lier une tâche à OneNote ou Teams, ou encore à un document Word, Excel.

Comment télécharger l'app Trello ?

L’application Trello est accessible en mode web (SaaS). Pour maximiser l'utilisation de la solution dans cet environnement, il existe des extensions Trello pour Chrome, Edge, Firefox et Safari. Mais Trello est également disponible sous forme d'applications de bureau pour Windows 10 et Mac, mais aussi sous forme d'applications mobiles pour Android et iOS. 

L'extension Trello Jira Align

Acquis par Atlassian en 2017 pour 425 millions de dollars, Trello s'intègre désormais pleinement à Jira, la plateforme historique de gestion de projet de l'éditeur australien. Cette intégration passe par une extension, baptisée Jira Align, qui permet de synchroniser dans Trello les tâches pilotées dans Jira. Chaque carte Trello est mise à jour en fonction de l'état d'avancement des projets pilotés dans Jira.

JDN / Capture © Une extension Trello (Jira Align) permet de synchroniser la gestion de projet réalisée Jira dans Trello.

Scrum & Trello

La méthode Scrum est parfaitement compatible avec l’application Trello. Elle se révèle efficace pour venir à bout des projets entamés et pour donner la priorité à certains d'entre eux. Pour passer à la vitesse supérieure, il existe une extension Trello pour Scrum.

Trello sur Slack

Bonne nouvelle pour les utilisateurs de Slack : l’application de messagerie d’équipe peut désormais être associée à Trello par le biais d'une extension. Cet add-on permet de gérer depuis Slack les cartes se trouvant sur les tableaux de bord Trello de gestion de projet, d'y joindre des conversations et de modifier les échéances.

API de Trello

Trello dispose d’un site dédié aux développeurs qui souhaitent tirer profit des API de Trello pour créer, par exemple, une extension ou une intégration et décupler les fonctionnalités de l’application de gestion de projet.

Tutoriels : quelques liens

Sur son site web, Trello propose une documentation très complète avec des séries de tutoriels clés en français pour prendre en main l'outil de gestion de projet :