Notion : l'application no-code de prise de note "tout-en-un"

Notion figure parmi les applications incontournables pour la gestion de contenu, de tâches et de projet en équipe. S'articulant autour d'un wiki, elle se présente sous la forme d'une digital workplace tout-en-un.

Qu'est-ce que Notion ?

Revendiquant 20 millions d'utilisateurs au niveau mondial, Notion.so se présente comme une digital workplace tout-en-un. Elle combine divers outils collaboratifs de prise de notes, de gestion de tâches, de gestion de projet (autour de tableau kanban) ou encore de stockage et échange de documents. Orientée développement no code, son interface graphique, en mode wiki, est entièrement personnalisable. A l'instar d'Airtable, elle permet de créer une base de données. Mais aussi des formules pour automatiser des calculs, afficher des contenus sous certaines conditions, ou encore éditer et partager des pages web.

Cerise sur le gâteau, Notion est équipé d'une API conçue pour connecter la plateforme à des applications tierces : Office 365, Google Workspace, Slack, Salesforce... Selon le dernier baromètre d'Okta Business at Work 2022, Notion est l'application à plus forte croissance en termes d'adoption en 2021, et ce à la fois en termes de nombre de clients (+240%) et d'utilisateurs (+663%).

Notion est-il disponible en français ?

Depuis février 2022, Notion est disponible en français tout comme ses apps mobiles et de bureau. Un centre d'aide en ligne et un espace communautaire sont aussi proposés en français, ainsi qu'un service client en ligne accessible par le biais de l'application.

Comment bien utiliser Notion ?

Si vous n'êtes pas familier des applications de gestion de tâches, Notion.so peut nécessiter un temps d’adaptation. Son mode de fonctionnement est assez simple. Chaque tâche ou note se synchronise avec différentes vues : document, calendrier, frise chronologique... Il est également possible de créer une mini-base de données par le biais d'un tableau de données, et d'y appliquer des tags, des filtres, des tris ou encore calculer des sommes et des pourcentages.

Disponible en ligne, l'accès à Notion implique la création d'un compte en renseignant une simple adresse e-mail. La solution est ensuite utilisable immédiatement sans frais. Baptisée Teams, une fonctionnalité en cours de déploiement va permettre d'organiser les documents en fonction d'équipes distincts (développement, support, marketing, finance...) ou de projets (lancement de produit, organisation de conférence...).

Est-ce que Notion est gratuit ?

Notion.so offre un plan gratuit, baptisé Notion Personal. Il cible les petites équipes jusqu'à 6 personnes. Permettant de créer un nombre illimité de pages et de blocs, Notion Personal ouvre accès à l'API de la plateforme. Aux côtés de sa version web, il permet d'utiliser Notion via ses différentes applications (pour Windows, Mac, Android et iOS).

En fonction des besoins, plusieurs abonnements payants permettent de déverrouiller ces limitations tout en donnant accès à des fonctionnalités plus avancées (voir ci-dessous)

Quel est le prix de Notion.so ?

Notion propose trois offres payantes. Notion Personnal Pro affiche un prix de 4 dollars par mois, Notion Team de 8 dollars par mois et par utilisateur. Quant à Notion Enterprise, son tarif n'est pas public.

Notion Personnal Pro se cantonne à la prise en charge d'une équipe unique, mais donne la possibilité d'inviter un nombre illimité de participants. A la différence de l'offre gratuite, il gère un historique de versions (sur 30 jours) et un volume de fichiers illimité. A la différence de Notion Personnal Pro, Notion Team est taillé pour le management multi-équipe. Il introduit des outils d'administration, ainsi que des collaboration workspace pour piloter les droits d'accès de manière individuelle ou par groupe. Pour finir, Notion Enterprise étend la palette fonctionnelle au support de l'identification unique (via SAML) au management des utilisateurs via l'API et à une gestion des politiques d'accès plus avancées.

Comment télécharger Notion ?

Aux côtés de son site web, Notion est également disponible sous forme d'applications pour Windows, Mac, Android et iOS :

Notion template : des centaines de modèles applicatifs

Notion propose une galerie avec plusieurs centaines de templates dont la plupart développés par des contributeurs externes. Cette Notion Template Gallery fédère des modèles applicatifs très divers : agenda hebdomadaire, planning quotidien, to-do list, tableau kanban, gestion de budget, de roadmap, journal d'entreprise, mini-CRM, pipeline de recrutement... Elle regroupe à la fois des templates orientés vers l'organisation personnelle que l'organisation collective.

Qu'est-ce que Notion AI ?

Notion développe un assistant intelligent d'aide à la rédaction. Baptisé Notion AI, il est taillé pour générer, à partir d'un court brief, le premier jet d'un article de blog ou d'une fiche de poste. En partant d'un sujet donné, il peut aussi dérouler une liste d'idées pour stimuler un brainstorming. Pour faciliter le traitement d'informations, il intègre une fonction de résumé permettant d'extraire les points clés présents dans divers documents, notes ou comptes rendus de réunion. Pour finir, il réalise des traductions. L'assistant prend en charge une douzaine de langues, dont le français.

Notion API

Accessible dès le mode gratuit, l'API de Notion permet d'importer automatiquement des données en provenance d'outils tiers ou à l'inverse de gérer des exports. Et ce avec avec une vingtaine d'applications : Asana, Confluence, Trello, Office 365, Google Workspace, Slack... Autre possibilité offerte par l'interface de programmation : déclencher en réponse à une action réalisée dans Notion (évolution de l'état d'une tâche, d'un document...) une mise à jour dans un logiciel tiers ou encore l'envoi d'un mail, ou d'une alerte par SMS, etc.

Pour la suite, Notion planche sur la fonctionnalité Synced Databases qui permettra de synchroniser sa base de données avec des données structurées issues d'outils tiers comme Google Calendar, GitHub ou Jira.

Notion.so s'intègre-t-il à Zapier ou IFTTT ?

Notion.so bénéficie des outils d’automatisation des tâches Zapier et IFTTT. Le premier permet de connecter la plateforme à des centaines d'applications, et le second à une petite vingtaine. L'avantage de ces deux outils ? Offrir un environnement d'intégration no code beaucoup plus simple à utiliser que l'API de Notion qui implique par définition de mettre les mains dans le code.

Notion.so est-il utilisable offline ?

Notion.so propose une utilisation hors ligne de ses services sur tout type d’appareil, y compris en mode web. C’est une caractéristique particulièrement pratique, notamment lors de déplacements.

Notion.so est-il disponible sur Android ?

Afin de proposer une expérience fluide et agréable, Notion.so peut être utilisé sur Android et iOS depuis un smartphone. L'éditeur propose des applications pour chacun des deux systèmes mobiles, qui permettent d’accéder aux mêmes fonctionnalités.

Notion : tutoriel et autre liens

Comme la maîtrise de Notion peut être un peu délicate tant les possibilités sont étendues, le recours à des tutoriels et des forums peut être judicieux.

Quelles sont les alternative à Notion ?

Parmi les solutions comparables à Notion.so figurent ClickUp et Monday.com. A ce jour, il s'agit sans aucun doute de ses principaux concurrents. Le premier est comparable en termes de fonctionnalités, de templates et de prix. Quant à Monday, son offre de templates est certes pléthorique, mais ses tarifs nettement plus élevés. Son prix d'entrée s'élève à 8 euros par utilisateur et par mois.