Fiche de paie : en ligne, fonctionnaire, Education nationale... Tout savoir
N'importe quel salarié doit recevoir une fiche de paie au moment du versement de son salaire. Le document comprend différentes mentions obligatoires. Certaines rubriques du bulletin de salaire permettent notamment de connaître les montants des cotisations et des contributions prélevées directement sur la rémunération de l'employé.
Qu'est-ce qui change en 2023 sur votre fiche de paie ?
À partir du 1er juillet 2023, tous les bulletins de salaire devront afficher le "montant net social". Concrètement, il s'agit du revenu net après déduction de l'ensemble des prélèvements sociaux obligatoires. Ce montant permet notamment à un salarié de savoir s'il est éligible à certaines prestations sociales comme le RSA, la prime d'activité, les aides au logement ou les allocations familiales. Le gouvernement souhaite ainsi faciliter l'accès des salariés aux dispositifs d'aides publiques et "mieux les informer sur les ressources prises en compte pour le calcul de leurs droits", peut-on lire dans un communiqué publié le 7 février dernier par le ministère des Solidarités. Un arrêté en date du 31 janvier est paru le 7 février au Journal Officiel présente le nouveau modèle de fiche de paie applicable par tous les employeurs dès le 1er juillet 2023. Celui-ci affiche divers changements :
- Les libellés (Santé, Retraite etc...) sont plus lisibles.
- Les cotisations sociales obligatoires, déduites de la rémunération brute pour calculer le "montant net social ", sont isolées des autres contributions à des régimes facultatifs.
- L'affichage de certains avantages, remboursements ou déductions permet aux salariés de mieux comprendre le montant net qu'ils perçoivent.
Sachez qu'à partir de 2024, les employeurs auront l'obligation de déclarer aux organismes sociaux le "montant net social" de l'ensemble de leurs salariés, comme c'est déjà le cas pour le revenu imposable. Enfin, dès l'année prochaine, les salariés pourront également enregistrer leur "montant net social" sur le site mesdroitssociaux.gouv afin de savoir s'ils peuvent, ou non, bénéficier de certaines aides, primes ou allocations.
Comment obtenir sa fiche de paie ?
Depuis 2017, les employeurs peuvent envoyer à leurs salariés une fiche de paie en format numérique. Toutefois, l'employé peut refuser de recevoir le document dématérialisé s'il préfère le format papier. Cependant, il doit explicitement en faire la demande écrite auprès de son employeur, qui ne peut refuser d'accéder à sa requête. Dans le cas où l'option du bulletin de paie électronique serait retenue, alors l'employeur doit indiquer au salarié la marche à suivre pour se procurer le document ; via un intranet ou un mail automatique par exemple. Il est primordial pour un employeur de conserver pendant au moins 5 ans un double de chaque fiche de paie qu'il aura envoyé. Notez enfin qu'un salarié qui a perdu ou égaré son justificatif peut demander un duplicata à son employeur, mais ce dernier n'est pas tenu de lui transmettre.
Fonctionnaire, enseignant... Où dénicher sa fiche de paie ?
Pour les membres de la Fonction publique, les fiches de paie sont accessibles sur un portail numérique dédié. Baptisé ensap.gouv ce site permet aux fonctionnaires de se connecter à leur espace personnel, créé dès leur prise de poste, afin de récupérer ou de consulter leurs fiches de paie.
La fiche de paie d'un agent du service public comporte exactement les mêmes informations que celle d'un salarié du privé. Toutefois, quelques particularités existent :
- Les fiches de paie sont conservées tout au long de la carrière du fonctionnaire, et ce, jusqu'à ses 75 ans.
- Le salarié reçoit en fin d'année un "état annuel" qui détaille l'ensemble des revenus nets qu'il a perçu tout au long des 12 mois écoulés.
- Les composants de la rémunération et les cotisations auxquelles cette rémunération est soumise sont définis par des textes de loi et peuvent être modifiés par des arrêtés ministériels.
Quand reçoit-on sa fiche de paie ?
La remise de la fiche de paie dépend de la date de versement du salaire. Le document doit être transmis à chaque paiement soit avant, soit le jour même. Ainsi la fiche de paie est souvent délivrée tous les mois à une date fixe.
Fiche de paie non-reçue, que faire ?
Si un employeur oublie ou omet volontairement de remettre la fiche de paie à un salarié, il s'expose à de lourdes sanctions en vertu de l'arrêt n° 97-41.814 de la Cour de cassation du 19 mai 1998. Le salarié est en droit de saisir le conseil des prud'hommes et peut alors toucher des dommages et intérêts de la part de son employeur. Ce dernier doit également s'acquitter d'une amende de 450 euros par fiche de paie non remise.
Quelles informations déniche-t-on dans une fiche de paie ?
La fiche de paie se présente sous forme d'un tableau en format A4 qui indique différentes informations.
- Les informations sur l'employeur, le salarié et l'entreprise : nom, poste, adresse, numéro de Siret...
- Les informations liées à la rémunération : montant brut, net, primes, frais professionnels, indemnité, avantages en nature, congés payés...
- Les informations relatives aux contributions et cotisations sociales : chômage, retraite, maladie et les exonérations possibles...
- Les informations concernant l'impôt sur le revenu : salaire net imposable servant de base au prélèvement à la source, montant du prélèvement à la source, exonération des heures supplémentaires...
Un salarié a le droit de contester le montant et l'exactitude de sa fiche de paie pendant 3 ans à compter de sa remise.
Quelles mentions sont interdites sur une fiche de paie ?
L'employeur ne doit pas faire figurer sur la fiche de paie du salarié l'exercice du droit de grève ou les fonctions de représentant du personnel. En effet, la nature et le montant de la rémunération liée à l'activité de représentant du personnel doivent figurer sur une fiche annexée au bulletin de salaire.