Message d'absence : pour Outlook ou Gmail, comment le rédiger

Message d'absence : pour Outlook ou Gmail, comment le rédiger Voici un exemple de message d'absence sur Outlook ou Gmail à utiliser avant de partir en congés. Retrouvez aussi un modèle de message d'absence en anglais.

Message d'absence pour congés 

C'est un peu un rituel juste avant chaque départ en vacances. Avant de partir, vous devez configurer votre messagerie professionnelle pour envoyer un message d'absence du bureau. Cela peut aussi servir durant un jour férié, si vos contacts sont susceptibles de travailler ce jour-là.

Ce mail automatique doit prévenir vos correspondants de votre absence, leur annoncer la date de votre retour de congés et éventuellement leur donner un contact en cas d'urgence.

Message d'absence pour Outlook

Voici le mode d'emploi pour mettre un message d'absence sur Outlook. Pour cela, allez dans le menu "Fichier" puis "Informations" et enfin "Réponses automatiques". Cochez alors la case "Envoyer des réponses automatiques". Indiquez vos dates d'absence puis si vous voulez envoyer des mails automatiques à tous vos correspondants ("en dehors de mon organisation") ou seulement aux salariés de votre entreprise ("au sein de mon organisation"). Cliquez sur "Ok" pour finaliser.

Message d'absence pour Gmail

Gmail permet aussi de configurer un message automatique si vous l'utilisez comme messagerie professionnelle. Voici un tutoriel pour l'utiliser. Pour cela, cliquez sur "Paramètres" en haut à droite. Scrollez jusque "Réponse automatique". Personnalisez ensuite votre mail d'absence et indiquez vos dates de congés. Précisez aussi si votre réponse concerne uniquement votre entreprise ou tous vos correspondants.

Mail d'absence : quelques conseils

Bien évidemment, un tel message ne vous empêche pas, si besoin, de consulter votre boîte e-mail en vacances si vous attendez un message très important. Dernier conseil : à votre retour, pensez bien à répondre aux personnes qui attendent de vos nouvelles, comme indiqué dans votre message. Et n'oubliez pas de désactiver votre réponse automatique.

Exemple de message d'absence du bureau

Pour rédiger un bon mail d'absence, pas besoin de grande littérature ni d'un message très original. Vous pouvez vous inspirez des messages de vos collègues. Vous pouvez aussi utiliser cet exemple type, à personnaliser selon votre situation :

Bonjour,

Je suis absent(e) du bureau du [date de départ] au [date de retour] compris.

Je n'ai pas accès à ma messagerie pendant cette période. Je prendrai  connaissance de votre message à mon retour.

En cas d'urgence, vous pouvez contacter [prénom nom] à cette adresse : [adresse mail du/de la collègue].

Cordialement,

[Signature]

Réponse automatique

Avec une réponse automatique, le même mail peut être envoyé à tous vos correspondants. Veillez donc à ce que ce message automatique soit universel et ne donne pas d'informations confidentielles ou privées. Si vous donnez les coordonnées d'un collègue, veillez à l'avertir et à lui laisser une note sur vos dossiers.

Message d'absence en anglais

Dès lors que vous risquez d'être contacté par des clients, partenaires ou collègues internationaux, il est de bon ton de rédiger un "out of office" en anglais. Mais mieux vaut éviter les erreurs et les mauvaises traductions, que toutes les personnes qui vous écrivent auront le loisir d'observer à la lecture de votre auto-reply. Pour cela, voici un exemple de message d'absence en anglais :

Thank you for your e-mail. I will be out of office from [date] to [date] and unable to respond at this time.

I will review your message following my return.

Should the matter be important, please contact [name] at [e-mail address] in my absence.

Best regards,

[Signature]

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